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title: "E-Mail-Signatur: Pflichtangaben und was überflüssig ist"
description: "Geschäftliche E-Mails sind Geschäftsbriefe. Welche Angaben hineingehören, was der Datenschutz verlangt und warum Haftungsklauseln nichts bewirken."
canonical: "https://www.dsb-datenschutz.de/datenschutz/wissen-e-mail-signaturen/"
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# E-Mail-Signatur

Eine geschäftliche E-Mail ist rechtlich ein Geschäftsbrief. Damit gelten für die **E-Mail-Signatur** dieselben Pflichtangaben wie für Briefpapier – ein Punkt, der in vielen Unternehmen erst auffällt, wenn ein Wettbewerber abmahnt oder das Registergericht ein Zwangsgeld androht.

## Die Pflichtangaben nach Rechtsform

Maßgeblich sind die handels- und gesellschaftsrechtlichen Vorschriften. Sie verlangen bei allen Geschäftsbriefen, die an einen bestimmten Empfänger gerichtet sind:

| Rechtsform | Anzugeben |
|---|---|
| GmbH | Firma wie im Register, Rechtsform, Sitz, Registergericht, Handelsregisternummer, alle Geschäftsführer mit Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen; Vorsitzender des Aufsichtsrats, falls vorhanden |
| GmbH & Co. KG | Angaben zur KG **und** zur Komplementär-GmbH samt deren Geschäftsführern |
| AG | Firma, Sitz, Registergericht, Nummer, alle Vorstandsmitglieder mit Vorsitzendem, Vorsitzender des Aufsichtsrats |
| UG | wie GmbH, mit dem Zusatz „haftungsbeschränkt" |
| Eingetragener Kaufmann | Firma, Rechtsform, Sitz, Registergericht, Nummer |
| Kleingewerbe, Freiberufler | keine Registerangaben; Name und ladungsfähige Anschrift |

Zwei Punkte, die regelmäßig fehlen: **alle** Geschäftsführer sind zu nennen, nicht nur der schreibende – und bei der GmbH & Co. KG sind es zwei Gesellschaften, also zwei Registerangaben.

Nicht gesetzlich vorgeschrieben, aber sinnvoll: Telefonnummer und Umsatzsteuer-Identifikationsnummer.

Erfasst sind alle nach außen gerichteten E-Mails mit geschäftlichem Inhalt, auch die Antwort in einem laufenden Verlauf. Interne Nachrichten sind es nicht.

## Wo der Datenschutz hineinspielt

**Der Hinweis nach Art. 13 DSGVO.** Wer eine E-Mail empfängt, dessen Daten verarbeiten Sie. Ein kurzer Satz mit Verweis auf die [Datenschutzerklärung](https://www.dsb-datenschutz.de/web-compliance/wissen-datenschutzerklaerung-dsgvo/) ist die praktikable Lösung – die vollständigen [Informationspflichten](https://www.dsb-datenschutz.de/datenschutz/beratung-artikel-13-dsgvo/) in die Signatur zu schreiben, ist es nicht.

**Die Signatur ist selbst eine Verarbeitung.** Name, Funktion, Durchwahl, teils Foto und Verweise auf soziale Profile – das sind Beschäftigtendaten, die Sie veröffentlichen. Für dienstliche Kontaktdaten trägt das in der Regel § 26 BDSG; bei Fotos wird es enger, siehe [Beschäftigtendatenschutz](https://www.dsb-datenschutz.de/datenschutz/wissen-beschaeftigtendatenschutz/).

**Eingebundene Bilder.** Ein Logo, das bei jedem Öffnen von einem fremden Server nachgeladen wird, übermittelt die IP-Adresse des Empfängers dorthin – dasselbe Problem wie bei [Karten und Videos](https://www.dsb-datenschutz.de/web-compliance/wissen-google-maps-dsgvo/). Bilder gehören in die Nachricht eingebettet, nicht verlinkt.

**Zählpixel zur Öffnungsmessung** in gewöhnlicher Geschäftskorrespondenz sind kaum zu rechtfertigen. Bei Newslettern gelten eigene Regeln, siehe [E-Mail-Marketing](https://www.dsb-datenschutz.de/datenschutz/wissen-e-mailmarketing/).

## Was Sie weglassen können

**Die Vertraulichkeitsklausel.** „Diese E-Mail ist vertraulich; sollten Sie nicht der richtige Empfänger sein, löschen Sie sie bitte." – Solche Klauseln begründen keine Pflicht des Empfängers. Wer sie nicht vereinbart hat, ist an sie nicht gebunden. Sie schaden nicht, aber sie leisten auch nichts.

**Der Haftungsausschluss für Viren.** Ebenso wirkungslos. Wenn Sie Schadsoftware versenden, hilft kein Satz in der Fußzeile.

**Der Umwelthinweis.** Geschmackssache.

Was wirklich hilft, ist das Gegenteil von Textmasse: Wer die Pflichtangaben in einem kompakten Block führt und den Rest weglässt, hat eine Signatur, die gelesen wird.

## Was Fehler kosten

Fehlende Pflichtangaben können vom Registergericht mit Zwangsgeld durchgesetzt werden. Praktisch häufiger ist die wettbewerbsrechtliche Abmahnung durch Wettbewerber oder Verbände – die Kosten liegen dann bei Ihnen.

Der Aufwand für die Behebung ist gering: Signaturen werden in aller Regel zentral verwaltet. Prüfen Sie einmal alle Vorlagen – und besonders die, die auf Mobilgeräten verwendet werden. „Von meinem Telefon gesendet" ersetzt die Pflichtangaben nicht.

## Kontakt

Sie wollen Ihre Vorlagen einmal durchsehen lassen? Das ist in einem Termin erledigt.

- Telefon: [+49 6188 99 04 36](tel:+496188990436)
- E-Mail: [office@dsb-datenschutz.de](mailto:office@dsb-datenschutz.de)
- Kontaktformular: [Anfrage senden](https://www.dsb-datenschutz.de/kontakt/#schreiben-sie-uns)
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