--- title: "Interne Meldestelle einrichten: der Weg zum Regelbetrieb" description: "Von der Feststellung der Pflicht über die Besetzung bis zur Bekanntmachung: die Schritte, in denen eine interne Meldestelle entsteht – und die üblichen Fehler." canonical: "https://www.dsb-datenschutz.de/hinweisgeberschutz/wissen-interne-meldestelle/" --- # Interne Meldestelle einrichten Wer eine **interne Meldestelle einrichten** muss, hält das anfangs für eine Aufgabe der IT. Tatsächlich ist die Technik der kleinste Teil: Was das Gesetz verlangt, ist eine **Funktion** – eine Stelle, die Meldungen entgegennimmt, prüft, Fristen wahrt und Folgemaßnahmen anstößt. Der Meldekanal ist nur ihr Briefkasten. ## Schritt 1 – Feststellen, ob die Pflicht besteht Maßgeblich ist die Zahl der Beschäftigten der **einzelnen juristischen Person**, nicht des Konzerns; ab fünfzig greift die Pflicht. Für bestimmte Sektoren – etwa Finanzdienstleister und Wertpapierinstitute – gilt sie unabhängig von der Größe. Zwei Punkte werden dabei regelmäßig falsch beantwortet: Auch Behörden, Kommunen, Vereine und Stiftungen sind Beschäftigungsgeber. Und bei Unternehmensgruppen zählt jede Gesellschaft für sich – siehe [Konzernlösung](https://www.dsb-datenschutz.de/hinweisgeberschutz/wissen-konzernloesung/). ## Schritt 2 – Über die Besetzung entscheiden Die Person, die die Stelle führt, muss **fachkundig** und **unabhängig** sein. Beides zusammen schließt die naheliegenden Kandidaten meist aus: Die Personalleitung ist häufig selbst Gegenstand von Meldungen, die Rechtsabteilung berät die Geschäftsführung, die Revision prüft in eigener Sache. Drei Wege bleiben: **Intern besetzen.** Dann ist die Fachkunde nachzuweisen – über den [Kurs nach § 15 HinSchG](https://www.dsb-datenschutz.de/software/e-learning-fachkunde/), **175 € je Mitarbeitendem**. Zu klären ist außerdem die Vertretung, denn Fristen laufen auch im Urlaub. **Extern vergeben.** Das Gesetz erlaubt ausdrücklich, einen Dritten mit den Aufgaben zu betrauen. Leistungsumfang unter [externer Meldestellenbeauftragter](https://www.dsb-datenschutz.de/hinweisgeberschutz/meldestellenbeauftragter/), **ab 127 € im Monat**. Die Verantwortung bleibt beim Unternehmen – vergeben wird die Aufgabe, nicht die Pflicht. **Aufteilen.** Annahme über ein System, Bearbeitung intern. Das setzt voraus, dass die bearbeitende Person die Unabhängigkeit tatsächlich hat. Zur anwaltlich besetzten Variante siehe [Ombudsperson](https://www.dsb-datenschutz.de/hinweisgeberschutz/wissen-ombudsperson/). Wichtig ist der Zusatz aus dem Gesetz, der gern überlesen wird: Die betraute Person darf **weitere Aufgaben** wahrnehmen – aber nur, soweit dabei kein Interessenkonflikt entsteht. Es ist also keine eigene Stelle nötig, wohl aber eine saubere Abgrenzung. ## Schritt 3 – Kanäle festlegen Vorgeschrieben sind Meldungen in **mündlicher und in Textform**. Mündlich heißt: telefonisch oder über eine andere Art der Sprachübermittlung; auf Verlangen der hinweisgebenden Person außerdem ein persönliches Treffen innerhalb angemessener Zeit. Ein reines Webformular deckt die Pflicht damit nicht ab. Ob zusätzlich **anonyme** Meldungen ermöglicht werden, steht Ihnen frei – ohne anonymen Rückkanal lassen sich unvollständige Hinweise allerdings nicht aufklären. Die technischen Anforderungen stehen unter [Hinweisgebersystem](https://www.dsb-datenschutz.de/hinweisgeberschutz/wissen-hinweisgebersystem/). Der Zugang muss allen offenstehen, die geschützt sind – auch Bewerbern, Ehemaligen, Leiharbeitnehmern und Beschäftigten von Lieferanten. Ein Kanal hinter der Anmeldung im Intranet erreicht keine dieser Gruppen; siehe [Wer ist Hinweisgeber](https://www.dsb-datenschutz.de/hinweisgeberschutz/wissen-hinweisgeber/). ## Schritt 4 – Das Verfahren festlegen Bevor die erste Meldung eingeht, sollte schriftlich stehen: wer bearbeitet, wer vertritt, wie die Fristen überwacht werden, wann und wie die beschuldigte Person informiert wird, wer über Folgemaßnahmen entscheidet – und was geschieht, wenn die Meldung genau diese Entscheider betrifft. Der letzte Punkt ist der, den niemand gern regelt, und der einzige, der im Ernstfall wirklich zählt. Der Ablauf im Einzelnen steht unter [Hinweismeldungen bearbeiten](https://www.dsb-datenschutz.de/hinweisgeberschutz/wissen-hinweismeldungen/). ## Schritt 5 – Datenschutz erledigen Ein Meldesystem verarbeitet heikle Daten über drei Personengruppen. Vor der Inbetriebnahme gehören dazu: [Datenschutz-Folgenabschätzung](https://www.dsb-datenschutz.de/hinweisgeberschutz/wissen-datenschutz-folgenabschaetzung/), Eintrag ins [Verarbeitungsverzeichnis](https://www.dsb-datenschutz.de/datenschutz/beratung-verarbeitungsverzeichnis/), [Auftragsverarbeitungsvertrag](https://www.dsb-datenschutz.de/datenschutz/beratung-auftragsverarbeitungsvertrag/) mit dem Anbieter und Löschfristen im [Löschkonzept](https://www.dsb-datenschutz.de/datenschutz/beratung-loeschkonzept/). ## Schritt 6 – Bekanntmachen Die Pflicht endet nicht mit der Einrichtung: Sie müssen **klar und leicht zugänglich** über die internen Meldeverfahren informieren – und ebenso über die **externen** Meldestellen des Bundes und der Länder, die jeder Person unabhängig davon offenstehen. Der Versuch, die interne Meldung vorzuschreiben, ist unzulässig. Zulässig und sinnvoll ist das Gegenteil: Anreize schaffen, damit der interne Weg der attraktivere ist – dazu [Whistleblowing](https://www.dsb-datenschutz.de/hinweisgeberschutz/wissen-whistleblowing/). ## Die drei häufigsten Fehler **Ein Kanal ohne Stelle.** Ein Portal ist eingerichtet, aber niemand ist benannt. Das ist der mit Abstand häufigste Befund. **Fristen ohne Verfolgung.** Sieben Tage und drei Monate klingen großzügig – bis eine Meldung im Urlaub eingeht. **Bekanntmachung im Intranet.** Erreicht die Hälfte des geschützten Kreises nicht. ## Kontakt Sie stehen am Anfang und wissen nicht, ob Sie überhaupt verpflichtet sind? Das Erstgespräch klärt genau das – kostenlos und unverbindlich. - Telefon: [+49 6188 99 04 36](tel:+496188990436) - E-Mail: [office@dsb-datenschutz.de](mailto:office@dsb-datenschutz.de) - Kontaktformular: [Anfrage senden](https://www.dsb-datenschutz.de/kontakt/#schreiben-sie-uns) - [Preise und Pakete](https://www.dsb-datenschutz.de/hinweisgeberschutz/preise/)