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title: "Checklisten: wiederkehrende Prüfungen strukturiert führen"
description: "Eine Checkliste in Excel wird ausgefüllt und abgelegt. Wie geführte Checklisten Abweichungen zu Aufgaben machen und Vergleiche über die Zeit ermöglichen."
canonical: "https://www.dsb-datenschutz.de/software/features-checklisten/"
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# Checklisten

Eine Checkliste ist das einfachste Werkzeug der Qualitätssicherung und in Tabellenform zugleich das kurzlebigste: Sie wird ausgefüllt, abgelegt und beim nächsten Mal neu erstellt, weil niemand die alte wiederfindet. **Checklisten** in einem System lösen genau diesen Bruch.

## Wofür sie im Compliance-Alltag gebraucht werden

**Wiederkehrende Prüfungen.** Die jährliche Durchsicht eines Bereichs, die Kontrolle der Zugriffsrechte, die Prüfung eines Standorts oder einer Filiale.

**Vorgänge mit festem Ablauf.** Eintritt und Austritt von Beschäftigten, Einführung eines neuen Systems, Beauftragung eines Dienstleisters. Überall dort, wo dieselben Schritte in derselben Reihenfolge zu erledigen sind und das Vergessen eines Schritts Folgen hat – siehe [Onboarding](https://www.dsb-datenschutz.de/software/features-mitarbeiter-onboarding/).

**Erhebungen in Fachbereichen.** Die Fragen, mit denen ein Verzeichniseintrag entsteht, sind bei jeder Verarbeitung dieselben.

**Selbstauskünfte.** Was Sie von einem [Dienstleister](https://www.dsb-datenschutz.de/software/features-dienstleister-lieferanten/) wissen wollen – und was Kunden von Ihnen wissen wollen.

## Was die geführte Variante anders macht

**Aus Abweichungen werden Aufgaben.** Der entscheidende Unterschied. Wer in einer Tabelle „nein" ankreuzt, hat eine Feststellung getroffen, die niemanden erreicht. Hier entsteht daraus eine Aufgabe mit Verantwortlichem und Termin über das [Aufgabensystem](https://www.dsb-datenschutz.de/software/features-aufgabensystem/).

**Der Vergleich über die Zeit.** Dieselbe Liste, dieselben Fragen, verschiedene Zeitpunkte: Wird es besser? Diese Frage lässt sich mit abgelegten Tabellen praktisch nicht beantworten und ist zugleich die einzige, die die Geschäftsleitung wirklich interessiert.

**Der Vergleich zwischen Bereichen.** Bei mehreren Standorten oder Gesellschaften zeigt dieselbe Liste, wo es hakt – die Grundlage für gezielte Unterstützung statt flächendeckender Maßnahmen. Bei mehreren Gesellschaften siehe [Konzernmodul](https://www.dsb-datenschutz.de/software/features-konzernmodul/).

**Der Nachweis.** Wer wann was geprüft hat, mit Ergebnis. Das ist die Rechenschaftspflicht in ihrer praktischsten Form.

## Der Zusammenhang mit dem Audit

Eine Checkliste ist die kleine Schwester des Audits: derselbe Ablauf – Maßstab, Prüfung, Feststellung, Maßnahme –, nur ohne den formalen Rahmen und ohne die Anforderung an die Unabhängigkeit des Prüfers. Für die jährliche Selbstprüfung eines Bereichs genügt sie; für den Nachweis gegenüber einer Zertifizierungsstelle nicht, dafür siehe [Audit-Funktion](https://www.dsb-datenschutz.de/software/features-audit/).

## Grenzen

**Eine Checkliste ist so gut wie ihre Fragen.** Zu allgemein formuliert, wird alles mit ja beantwortet; zu detailliert, füllt sie niemand aus. Der Zuschnitt ist die eigentliche Arbeit – das Werkzeug ist der einfache Teil.

**Abhaken ist nicht prüfen.** Wo Häkchen ohne Beleg gesetzt werden, entsteht Dokumentation ohne Substanz. Bei kritischen Punkten gehört ein Nachweis zur Antwort, nicht nur das Häkchen.

## Kontakt

- Telefon: [+49 6188 99 04 36](tel:+496188990436)
- E-Mail: [office@dsb-datenschutz.de](mailto:office@dsb-datenschutz.de)
- Kontaktformular: [Anfrage senden](https://www.dsb-datenschutz.de/kontakt/#schreiben-sie-uns)
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