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title: "Datenschutz-Folgenabschätzung im System: vier Schritte"
description: "Die Folgenabschätzung im System ist ein Verfahren, kein Dokument: Schwellwertprüfung, Bewertung und Maßnahmen bleiben nachweisbar verbunden."
canonical: "https://www.dsb-datenschutz.de/software/features-datenschutz-folgenabschaetzung/"
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# Datenschutz-Folgenabschätzung im System führen

Die **Folgenabschätzung im System** ist etwas anderes als eine Datei mit dem Titel „Datenschutz-Folgenabschätzung". Eine solche Datei wird einmal geschrieben und dann abgelegt. Tatsächlich beschreibt [Art. 35 DSGVO](https://www.dsb-datenschutz.de/datenschutz/dsgvo-artikel-35/) ein Verfahren mit vier Schritten, das vor der Verarbeitung durchlaufen wird und bei Änderungen erneut ansteht.

## Schritt eins wird am häufigsten übersprungen

Die **Schwellwertprüfung**: Ist überhaupt eine Folgenabschätzung nötig? Das ist keine Formalie, sondern der Nachweis, dass Sie die Frage gestellt haben – auch wenn die Antwort nein lautet.

Geprüft wird gegen die Kriterien aus Art. 35 Abs. 3, gegen die Listen der Aufsichtsbehörden und gegen die anerkannten Risikomerkmale: Bewertung und Profilbildung, automatisierte Entscheidungen, systematische Überwachung, besondere Kategorien, große Zahl betroffener Personen, Datenabgleich, schutzbedürftige Personen, neue Technologien.

Geführt bedeutet: Die Prüfung wird je Verarbeitung im [Verzeichnis](https://www.dsb-datenschutz.de/software/features-verarbeitungsverzeichnis/) durchlaufen und ihr Ergebnis dort festgehalten. Damit ist später belegbar, warum für dreißig Verarbeitungen keine Folgenabschätzung nötig war.

## Die drei weiteren Schritte

**Die systematische Beschreibung** der Verarbeitung – Zwecke, Datenkategorien, Empfänger, Speicherdauer, Systeme. Sie liegt bereits vor: im Verzeichniseintrag und im [Datenflussdiagramm](https://www.dsb-datenschutz.de/software/features-datenflussdiagramm/). Das ist der Punkt, an dem ein System den meisten Aufwand spart, denn diese Beschreibung ist in der freihändigen Fassung die halbe Arbeit.

**Die Bewertung** von Notwendigkeit, Verhältnismäßigkeit und Risiken für die Rechte und Freiheiten der betroffenen Personen. Sie greift auf das [Risikoregister](https://www.dsb-datenschutz.de/software/features-risikoanalysen/) zu – mit dem Unterschied, dass hier nicht das Risiko für das Unternehmen zählt, sondern das für die Menschen.

**Die Abhilfemaßnahmen** und das verbleibende Restrisiko. Aus jeder Maßnahme wird eine Aufgabe mit Verantwortlichem und Termin; das akzeptierte Restrisiko wird mit Entscheider und Datum festgehalten.

Bleibt trotz Maßnahmen ein hohes Risiko, ist vor der Verarbeitung die Aufsichtsbehörde einzuschalten – [Art. 36 DSGVO](https://www.dsb-datenschutz.de/datenschutz/dsgvo-artikel-36/). Auch dieser Schritt gehört dokumentiert, einschließlich der Entscheidung, dass er nicht nötig war.

## Beteiligte und Wiederholung

Der Rat des [Datenschutzbeauftragten](https://www.dsb-datenschutz.de/externer-datenschutzbeauftragter/wissen-aufgaben/) ist einzuholen – durchgeführt wird die Folgenabschätzung jedoch vom Verantwortlichen. Wo angemessen, ist der Standpunkt der betroffenen Personen einzuholen; bei Beschäftigtendaten übernimmt das in der Praxis der Betriebsrat.

Und sie ist zu wiederholen, wenn sich das Risiko ändert – neue Datenquelle, neuer Dienstleister, neue Auswertung. Eine Wiedervorlage im [Aufgabensystem](https://www.dsb-datenschutz.de/software/features-aufgabensystem/) ist wirksamer als der Vorsatz, daran zu denken.

## Grenzen der Folgenabschätzung im System

**Das System nimmt die Bewertung nicht ab.** Es führt durch die Schritte, sammelt die Angaben und hält das Ergebnis. Ob eine Verarbeitung verhältnismäßig ist, bleibt eine fachliche Entscheidung mit Begründungspflicht.

**Eine ausgefüllte Vorlage ist keine Folgenabschätzung.** Wer die Felder füllt, ohne die Fragen zu stellen, hat ein Dokument und keine Prüfung. Das Verfahren im Einzelnen steht unter [Datenschutz-Folgenabschätzung](https://www.dsb-datenschutz.de/datenschutz/beratung-datenschutz-folgenabschaetzung/).

## Kontakt

- Telefon: [+49 6188 99 04 36](tel:+496188990436)
- E-Mail: [office@dsb-datenschutz.de](mailto:office@dsb-datenschutz.de)
- Kontaktformular: [Anfrage senden](https://www.dsb-datenschutz.de/kontakt/#schreiben-sie-uns)
- [Demo vereinbaren](https://www.dsb-datenschutz.de/software/preise-demo/)