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title: "Videokonferenz: Besprechungen ohne zusätzlichen Dienst"
description: "Ein Termin mit dem Beauftragten sollte nicht über einen weiteren Anbieter laufen. Was eine eingebaute Besprechung leistet."
canonical: "https://www.dsb-datenschutz.de/software/features-videokonferenz/"
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# Videokonferenz

Die Zusammenarbeit mit einem externen Beauftragten läuft überwiegend aus der Ferne – Rückfragen, Abstimmungen, die Durchsicht von Unterlagen. Wenn dafür jedes Mal ein weiterer Anbieter eingebunden wird, entsteht eine zusätzliche Verarbeitung, für die es einen Vertrag, eine Prüfung und einen Eintrag im Verzeichnis braucht. Eine eingebaute **Videokonferenz** vermeidet diesen Umweg.

## Was dadurch entfällt

**Ein Dienstleister weniger.** Kein zusätzlicher [Auftragsverarbeitungsvertrag](https://www.dsb-datenschutz.de/software/features-dienstleister-lieferanten/), keine Prüfung des Anbieters, kein weiterer Eintrag im [Verzeichnis](https://www.dsb-datenschutz.de/software/features-verarbeitungsverzeichnis/).

**Eine Drittlandfrage weniger.** Die verbreiteten Konferenzdienste werfen sie regelmäßig auf – siehe [Datenübermittlung in die USA](https://www.dsb-datenschutz.de/datenschutz/wissen-angemessenheitsbeschluss-usa/).

**Ein Medienbruch weniger.** Die Besprechung findet dort statt, wo die besprochenen Unterlagen liegen. Wer über einen Verzeichniseintrag spricht, hat ihn offen; was besprochen wurde, lässt sich unmittelbar als Aufgabe festhalten – siehe [Aufgabensystem](https://www.dsb-datenschutz.de/software/features-aufgabensystem/).

Für Mandanten mit externem Beauftragten ist das der praktische Kern: Der Termin, die Unterlagen und die daraus folgenden Aufgaben bleiben zusammen, statt sich auf Kalender, Konferenzdienst und Notizen zu verteilen.

## Was auch hier zu regeln ist

Eine eingebaute Funktion ist keine rechtsfreie Zone. Dieselben Fragen wie bei jedem anderen Konferenzsystem:

**Aufzeichnung.** Wenn sie möglich ist, gehört geregelt, wer sie starten darf, dass alle Teilnehmenden vorher informiert werden, wie lange die Aufnahme bleibt und wer Zugriff hat. Ein Hinweis „diese Besprechung wird aufgezeichnet" genügt nicht, wenn niemand widersprechen kann, ohne aufzufallen – vergleiche [Microsoft 365 datenschutzkonform](https://www.dsb-datenschutz.de/datenschutz/wissen-microsoft-365-datenschutzkonform/).

**Verbindungs- und Teilnahmedaten.** Wer wann wie lange teilgenommen hat, sind Verhaltensdaten von Beschäftigten. Sie brauchen eine Löschfrist und – wo ein Betriebsrat besteht – seine Beteiligung, siehe [Datenschutz im Betriebsrat](https://www.dsb-datenschutz.de/datenschutz/branchen-betriebsrat/).

**Externe Teilnehmende.** Wer von außen zugeschaltet wird, ist ebenfalls betroffene Person und zu informieren.

## Grenzen

**Das ersetzt keine Telefonanlage und kein Konferenzsystem.** Es ist für die Zusammenarbeit an den Inhalten dieses Systems gedacht – nicht für die tägliche Besprechungskultur eines Unternehmens. Wer bereits ein Konferenzsystem betreibt, wird es weiter nutzen; der Gewinn liegt dann nur noch im fehlenden Medienbruch.

**Bei einem laufenden Vorfall ist das Telefon schneller.** Das gilt hier wie überall: Wenn eine Frist läuft, ruft man an. Siehe [Datenschutzvorfall melden](https://www.dsb-datenschutz.de/datenschutz/datenschutzvorfall/).

**Eingebaut heißt nicht dokumentationsfrei.** Auch die eigene Funktion ist eine Verarbeitung und gehört ins Verzeichnis – nur eben eine statt zwei.

## Kontakt

- Telefon: [+49 6188 99 04 36](tel:+496188990436)
- E-Mail: [office@dsb-datenschutz.de](mailto:office@dsb-datenschutz.de)
- Kontaktformular: [Anfrage senden](https://www.dsb-datenschutz.de/kontakt/#schreiben-sie-uns)
- [Demo vereinbaren](https://www.dsb-datenschutz.de/software/preise-demo/)