Digitale Unterschriften

Die digitale Unterschrift wird meist als eine Sache behandelt, und dann wundert man sich, dass ein Vertrag im Streitfall nicht trägt. Tatsächlich kennt das europäische Recht drei Stufen mit sehr unterschiedlicher Wirkung – und die Wahl der richtigen Stufe hängt nicht von der Technik ab, sondern davon, welche Form das Gesetz für das jeweilige Geschäft verlangt.

Die drei Stufen

Die einfache elektronische Signatur. Alles, was elektronisch mit einem Dokument verbunden ist und der Unterzeichnung dient: der eingescannte Namenszug, der getippte Name unter einer E-Mail, das Häkchen in einem Formular. Sie ist zulässig und darf vor Gericht nicht allein wegen ihrer elektronischen Form zurückgewiesen werden – ihr Beweiswert ist aber gering. Wer bestreitet, unterschrieben zu haben, zwingt die Gegenseite zum vollen Beweis.

Die fortgeschrittene elektronische Signatur. Sie ist eindeutig einem Unterzeichner zugeordnet, ermöglicht seine Identifizierung, wird mit Mitteln erstellt, die er unter seiner alleinigen Kontrolle hält, und ist so mit dem Dokument verbunden, dass eine nachträgliche Änderung erkennbar wird. Damit lässt sich die Unverändertheit belegen – die Identität des Unterzeichners aber nur so gut, wie sie vorher geprüft wurde.

Die qualifizierte elektronische Signatur. Eine fortgeschrittene Signatur, die auf einem qualifizierten Zertifikat beruht und mit einer sicheren Erstellungseinheit erzeugt wird. Das Zertifikat stammt von einem qualifizierten Vertrauensdiensteanbieter, der die Identität zuvor geprüft hat.

Warum nur die höchste Stufe die Schriftform ersetzt

Verlangt das Gesetz Schriftform, ist grundsätzlich eine eigenhändige Unterschrift auf Papier erforderlich. § 126 Abs. 3 BGB lässt die Ersetzung durch die elektronische Form zu – und § 126a BGB verlangt dafür ausdrücklich die qualifizierte elektronische Signatur. Die beiden niedrigeren Stufen genügen dafür nicht.

Der zweite Unterschied betrifft den Beweis: Für die qualifizierte Signatur gilt eine gesetzliche Vermutung der Echtheit. Wer sie bestreitet, muss Tatsachen vortragen, die ernstliche Zweifel begründen. Das ist ein erheblicher Vorteil gegenüber der einfachen Signatur, bei der Sie im Bestreitensfall alles beweisen müssen.

Wofür welche Stufe genügt

Die letzte Zeile ist der Grund, warum ein pauschales „wir machen alles digital” scheitert. Für einzelne Geschäfte schließt das Gesetz die elektronische Form ausdrücklich aus. Prüfen Sie das je Vertragstyp, bevor Sie einen Prozess umstellen.

Für den Datenschutz gilt die gute Nachricht: Art. 28 DSGVO lässt für den Auftragsverarbeitungsvertrag ausdrücklich das elektronische Format zu. Ein AVV braucht keine qualifizierte Signatur.

Was bei der Einführung zu klären ist

Wer prüft die Identität? Bei fortgeschrittenen Signaturen hängt der Wert daran. Eine Bestätigung per E-Mail-Link identifiziert das Postfach, nicht die Person.

Wie prüfen Sie eingehende Signaturen? Ein signiertes Dokument nützt nichts, wenn niemand die Signatur validiert. Für qualifizierte Signaturen gibt es dafür Prüfdienste; die Prüfung gehört in den Ablauf und ihr Ergebnis zum Vorgang.

Wie lange bleibt der Nachweis gültig? Zertifikate laufen ab, Algorithmen altern. Für langfristig aufzubewahrende Verträge braucht es eine Bewahrung, die den Beweiswert erhält – sonst haben Sie in zehn Jahren ein PDF ohne Aussagekraft.

Was verarbeitet der Anbieter? Signaturdienste sehen Vertragsinhalte, Namen, E-Mail-Adressen, IP-Adressen und Zeitstempel. Das ist eine Auftragsverarbeitung mit den üblichen Fragen: Vertrag, Speicherort, Löschfristen, Drittlandübermittlung – siehe auch Lieferantenaudit.

Was gehört ins Verzeichnis? Die Signaturplattform ist eine eigene Verarbeitungstätigkeit und gehört ins Verarbeitungsverzeichnis.

Kontakt

Sie stellen Vertragsprozesse auf digitale Unterschriften um? Über die Stufe je Vertragstyp sollten wir vorher sprechen.

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