Datenschutz-Wissen

Datenschutz ist kein Thema, das man einmal liest und dann beherrscht. Er besteht aus einem Verordnungstext, einer Reihe von Dokumenten, die vorliegen müssen, und einer Handvoll Situationen, in denen sich zeigt, ob beides zusammenpasst. Dieses Datenschutz-Wissen ist nach genau dieser Reihenfolge geordnet.

Der Wortlaut: die DSGVO im Volltext

Die meisten Streitfragen lassen sich am Gesetzestext klären, wenn man ihn zur Hand hat. Alle 99 Artikel stehen deshalb einzeln und nach Kapiteln geordnet bereit: DSGVO im Volltext.

Diese fünf Vorschriften werden am häufigsten gebraucht:

Der Wortlaut: die DSGVO im Volltext
Artikel	Worum es geht
Art. 5	die sieben Grundsätze, an denen jede Verarbeitung gemessen wird
Art. 6	die Rechtsgrundlagen – ohne eine davon geht nichts
Art. 15	das Auskunftsrecht, der in der Praxis häufigste Anspruch
Art. 32	Sicherheit der Verarbeitung
Art. 33	Meldepflicht bei einer Datenpanne, 72 Stunden

Wer wissen will, wie sich die Verordnung in ein Umsetzungsprogramm übersetzt, findet das unter DSGVO umsetzen.

Die Dokumente, die vorliegen müssen

Bei einer Prüfung wird nicht nach Überzeugungen gefragt, sondern nach Unterlagen. Diese sechs bilden den Kern:

Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten – die Bestandsaufnahme, aus der alles Weitere folgt. Fehlt sie, fehlt die Grundlage für jede andere Prüfung.
Technische und organisatorische Maßnahmen – was Sie zum Schutz der Daten tatsächlich tun, nachvollziehbar beschrieben.
Löschkonzept – Aufbewahrungsfristen und der Weg, wie Daten am Ende wirklich verschwinden.
Informationspflichten nach Art. 13 – was betroffene Personen erfahren müssen, und zwar zum Zeitpunkt der Erhebung.
Auftragsverarbeitungsvertrag – für jeden Dienstleister, der Daten in Ihrem Auftrag verarbeitet.
Datenschutzrichtlinie – die interne Regelung, an die sich Ihre Beschäftigten halten sollen.

Wie diese Teile zu einem Ganzen werden, beschreibt das Datenschutzkonzept mit seinen zwölf Pflichtinhalten.

Wo es in der Praxis hakt

Die Dokumentenlage ist das eine. Die Belastungsproben sind das andere – und sie kommen selten angekündigt.

Eine Auskunftsanfrage trifft ein. Ein Monat Frist, und die Antwort muss vollständig sein. Was dazugehört und was nicht, steht unter Betroffenenrechte.

Eine Datenpanne wird bemerkt. Ab dem Moment der Kenntnis laufen 72 Stunden. Der Ablauf steht unter Datenschutzvorfall melden – dort auch die Frage, wann zusätzlich die betroffenen Personen zu benachrichtigen sind.

Eine Verarbeitung mit hohem Risiko steht an. Dann ist vorher eine Datenschutz-Folgenabschätzung durchzuführen – nicht hinterher.

Es geht um Personaldaten. Dafür gilt neben der Verordnung ein eigenes Regelwerk; der Beschäftigtendatenschutz folgt § 26 BDSG.

Kameras sind im Einsatz. Zulässigkeit, Hinweispflichten und Löschfristen sind unter Videoüberwachung beschrieben.

Datenschutz-Wissen für die eigene Umsetzung

Wer selbst arbeiten will, findet unter Muster und Vorlagen die Dokumente, mit denen sich anfangen lässt. Eine Vorlage ersetzt allerdings keine Bestandsaufnahme – sie beschleunigt nur das Aufschreiben dessen, was Sie ohnehin wissen müssen.

Soll der Datenschutz dauerhaft laufen statt projektweise, führt der Weg über ein Datenschutzmanagementsystem. Und weil sich die Anforderungen je nach Geschäft deutlich unterscheiden, lohnt der Blick auf die Besonderheiten nach Branche.

Was davon Ihre Beschäftigten wissen müssen, klärt eine Datenschutzschulung. Die meisten Verstöße entstehen nicht aus Absicht, sondern aus Routine.

Beiträge zum Datenschutz

Auskunftsanfrage nach Art. 15 DSGVO – Fristen, Umfang und wann Sie zurückhalten dürfen
Berechtigtes Interesse – die Abwägung nach Art. 6 Abs. 1 lit. f und ihre Dokumentation
Beschäftigtendatenschutz – § 26 BDSG von der Stellenanzeige bis zur Personalakte
DSGVO-Bußgelder – die zwei Rahmen, die Zumessung und was die Höhe senkt
Datenübermittlung in die USA – Data Privacy Framework, Standardklauseln, Transferfolgenabschätzung
Microsoft 365 datenschutzkonform – die Streitpunkte und was Sie selbst in der Hand haben
ChatGPT und Copilot im Unternehmen – Produktvariante, Eingabedaten, Regelung
Private E-Mail-Nutzung – Zugriffsrechte und das Postfach nach der Kündigung
E-Mail-Marketing nach DSGVO und UWG – Double-Opt-in, Bestandskunden, Postwerbung
BYOD und Messenger im Betrieb – private Geräte, WhatsApp und das Adressbuchproblem
Was ist Datenschutz – der Begriff, die Abgrenzung zur Datensicherheit, die Grundregel
Compliance im Mittelstand – fünf Regelwerke, ihre Schwellen und eine sinnvolle Reihenfolge
Die sieben Grundsätze nach Art. 5 – der Maßstab, an dem geprüft wird
Datenschutz im Online-Shop – Bestellprozess, Bonität, Bewertungen, Löschfristen
Schweizer Datenschutzgesetz – was deutsche Unternehmen betrifft
Digitale Unterschriften – welche Signaturstufe wann rechtlich hält
Passkeys – Anmeldung ohne Passwort, mit Schutz vor Phishing
E-Mail-Signatur – Pflichtangaben und was überflüssig ist

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