E-Mail-Signatur
Eine geschäftliche E-Mail ist rechtlich ein Geschäftsbrief. Damit gelten für die E-Mail-Signatur dieselben Pflichtangaben wie für Briefpapier – ein Punkt, der in vielen Unternehmen erst auffällt, wenn ein Wettbewerber abmahnt oder das Registergericht ein Zwangsgeld androht.
Die Pflichtangaben nach Rechtsform
Maßgeblich sind die handels- und gesellschaftsrechtlichen Vorschriften. Sie verlangen bei allen Geschäftsbriefen, die an einen bestimmten Empfänger gerichtet sind:
| Rechtsform | Anzugeben |
|---|---|
| GmbH | Firma wie im Register, Rechtsform, Sitz, Registergericht, Handelsregisternummer, alle Geschäftsführer mit Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen; Vorsitzender des Aufsichtsrats, falls vorhanden |
| GmbH & Co. KG | Angaben zur KG und zur Komplementär-GmbH samt deren Geschäftsführern |
| AG | Firma, Sitz, Registergericht, Nummer, alle Vorstandsmitglieder mit Vorsitzendem, Vorsitzender des Aufsichtsrats |
| UG | wie GmbH, mit dem Zusatz „haftungsbeschränkt” |
| Eingetragener Kaufmann | Firma, Rechtsform, Sitz, Registergericht, Nummer |
| Kleingewerbe, Freiberufler | keine Registerangaben; Name und ladungsfähige Anschrift |
Zwei Punkte, die regelmäßig fehlen: alle Geschäftsführer sind zu nennen, nicht nur der schreibende – und bei der GmbH & Co. KG sind es zwei Gesellschaften, also zwei Registerangaben.
Nicht gesetzlich vorgeschrieben, aber sinnvoll: Telefonnummer und Umsatzsteuer-Identifikationsnummer.
Erfasst sind alle nach außen gerichteten E-Mails mit geschäftlichem Inhalt, auch die Antwort in einem laufenden Verlauf. Interne Nachrichten sind es nicht.
Wo der Datenschutz hineinspielt
Der Hinweis nach Art. 13 DSGVO. Wer eine E-Mail empfängt, dessen Daten verarbeiten Sie. Ein kurzer Satz mit Verweis auf die Datenschutzerklärung ist die praktikable Lösung – die vollständigen Informationspflichten in die Signatur zu schreiben, ist es nicht.
Die Signatur ist selbst eine Verarbeitung. Name, Funktion, Durchwahl, teils Foto und Verweise auf soziale Profile – das sind Beschäftigtendaten, die Sie veröffentlichen. Für dienstliche Kontaktdaten trägt das in der Regel § 26 BDSG; bei Fotos wird es enger, siehe Beschäftigtendatenschutz.
Eingebundene Bilder. Ein Logo, das bei jedem Öffnen von einem fremden Server nachgeladen wird, übermittelt die IP-Adresse des Empfängers dorthin – dasselbe Problem wie bei Karten und Videos. Bilder gehören in die Nachricht eingebettet, nicht verlinkt.
Zählpixel zur Öffnungsmessung in gewöhnlicher Geschäftskorrespondenz sind kaum zu rechtfertigen. Bei Newslettern gelten eigene Regeln, siehe E-Mail-Marketing.
Was Sie weglassen können
Die Vertraulichkeitsklausel. „Diese E-Mail ist vertraulich; sollten Sie nicht der richtige Empfänger sein, löschen Sie sie bitte.” – Solche Klauseln begründen keine Pflicht des Empfängers. Wer sie nicht vereinbart hat, ist an sie nicht gebunden. Sie schaden nicht, aber sie leisten auch nichts.
Der Haftungsausschluss für Viren. Ebenso wirkungslos. Wenn Sie Schadsoftware versenden, hilft kein Satz in der Fußzeile.
Der Umwelthinweis. Geschmackssache.
Was wirklich hilft, ist das Gegenteil von Textmasse: Wer die Pflichtangaben in einem kompakten Block führt und den Rest weglässt, hat eine Signatur, die gelesen wird.
Was Fehler kosten
Fehlende Pflichtangaben können vom Registergericht mit Zwangsgeld durchgesetzt werden. Praktisch häufiger ist die wettbewerbsrechtliche Abmahnung durch Wettbewerber oder Verbände – die Kosten liegen dann bei Ihnen.
Der Aufwand für die Behebung ist gering: Signaturen werden in aller Regel zentral verwaltet. Prüfen Sie einmal alle Vorlagen – und besonders die, die auf Mobilgeräten verwendet werden. „Von meinem Telefon gesendet” ersetzt die Pflichtangaben nicht.
Kontakt
Sie wollen Ihre Vorlagen einmal durchsehen lassen? Das ist in einem Termin erledigt.
- Telefon: +49 6188 99 04 36
- E-Mail: office@dsb-datenschutz.de
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