Private E-Mail-Nutzung am Arbeitsplatz

Die private E-Mail-Nutzung ist in den meisten Unternehmen weder erlaubt noch verboten – sie wird geduldet. Genau diese Duldung erzeugt das Problem: Sie schafft eine Erwartungshaltung, ohne die Fragen zu beantworten, die später gestellt werden. Etwa die, wer nach dem Ausscheiden eines Beschäftigten in dessen Postfach sehen darf.

Der alte Streit und wo er heute steht

Jahrelang galt als riskant, private Nutzung zu erlauben: Der Arbeitgeber, so die Sorge, werde damit zum Anbieter von Telekommunikationsdiensten und unterliege dem Fernmeldegeheimnis – mit strafrechtlicher Bewehrung beim Zugriff auf das Postfach.

Diese Auffassung hat sich nicht durchgesetzt. Die heute überwiegende Ansicht sieht den Arbeitgeber, der seinen Beschäftigten die private Nutzung betrieblicher Systeme gestattet, nicht als Anbieter gegenüber der Allgemeinheit und damit nicht als vom Fernmeldegeheimnis erfasst. Der Zugriff ist also nicht von vornherein strafbar.

Entwarnung ist das trotzdem nicht. Der Zugriff bleibt eine Verarbeitung personenbezogener Daten und muss sich an § 26 BDSG und der DSGVO messen lassen – und private Inhalte in einem betrieblichen Postfach betreffen nicht nur die beschäftigte Person, sondern auch ihre Korrespondenzpartner, die mit dem Arbeitsverhältnis nichts zu tun haben.

Die drei Wege

Verbot. Klar, einfach durchsetzbar, arbeitsrechtlich sauber. Der Zugriff auf das Postfach richtet sich dann allein nach dem Beschäftigtendatenschutz. Nachteil: Es wird selten eingehalten und noch seltener kontrolliert – und ein Verbot, das jeder bricht und niemand ahndet, wandelt sich rechtlich in eine Duldung.

Erlaubnis mit Regelung. Der praktikabelste Weg für die meisten Häuser. Die private Nutzung wird gestattet, und zugleich wird schriftlich festgehalten, unter welchen Voraussetzungen der Arbeitgeber zugreifen darf – bei begründetem Verdacht, bei längerer Abwesenheit, nach dem Ausscheiden.

Trennung. Private Kommunikation läuft über einen getrennten Bereich oder gar nicht über betriebliche Systeme. Technisch am saubersten, organisatorisch am aufwendigsten.

Was in keinem Fall trägt: nichts zu regeln und im Ernstfall zu improvisieren.

Was die Regelung enthalten muss

  • Ob private Nutzung gestattet ist, und in welchem Umfang.
  • Wann zugegriffen werden darf: bei Verdacht auf Pflichtverletzung, im Vertretungsfall, nach Beendigung – jeweils mit Voraussetzungen.
  • Wer zugreifen darf, und dass ein Zugriff nur im Vier-Augen-Prinzip erfolgt.
  • Wie private Nachrichten gekennzeichnet werden, etwa durch einen eigenen Ordner. Das ist der wirksamste Punkt: Was erkennbar privat ist, bleibt ungelesen.
  • Wie lange das Postfach nach dem Ausscheiden bestehen bleibt.
  • Protokollierung jedes Zugriffs.

Die Regelung gehört in eine Betriebsvereinbarung, wo ein Betriebsrat besteht – die Mitbestimmung greift, weil es um technische Einrichtungen zur Verhaltenskontrolle geht. Ohne Betriebsrat genügt eine Richtlinie, die den Beschäftigten nachweislich bekannt gemacht wird.

Das Postfach nach der Kündigung

Der Fall, in dem die fehlende Regelung am teuersten wird. Am letzten Arbeitstag scheidet die Person aus – aber Kunden schreiben weiter an ihre Adresse, und im Postfach liegen Vorgänge, die das Unternehmen braucht.

Was sich bewährt hat:

  1. Vor dem Ausscheiden die geschäftlich relevanten Vorgänge gemeinsam mit der Person übergeben. Das ist der einzige Weg, der keine Abwägung erfordert.
  2. Eine Abwesenheitsnotiz einrichten, die auf die Nachfolge oder eine Funktionsadresse verweist – mit Zustimmung der ausgeschiedenen Person, wo möglich.
  3. Keine dauerhafte Weiterleitung an eine andere Person einrichten. Sie erfasst zwangsläufig auch private und an die Person gerichtete Nachrichten und ist gegenüber den Absendern nicht transparent.
  4. Das Postfach befristet stilllegen und nach Ablauf löschen. Eine Frist von wenigen Monaten ist in der Regel angemessen; sie gehört ins Löschkonzept.
  5. Bei Bedarf einzeln zugreifen, dokumentiert, im Vier-Augen-Prinzip, beschränkt auf den konkreten Anlass.

Ein Postfach, das Jahre nach dem Ausscheiden noch aktiv ist und Nachrichten annimmt, ist datenschutzrechtlich nicht zu halten – und praktisch ein Sicherheitsrisiko.

Was das mit Ihren Kunden zu tun hat

Ein Punkt, der oft untergeht: Wer an eine personenbezogene Adresse schreibt, erwartet, dass diese Person liest. Leitet der Arbeitgeber um, erfährt der Absender davon nichts. Eine Funktionsadresse für den Kundenkontakt löst dieses Problem an der Wurzel – und erspart die Diskussion beim nächsten Personalwechsel.

Kontakt

Sie haben keine Regelung und stehen gerade vor einem Postfach, das Sie öffnen müssten? Melden Sie sich, bevor Sie es tun.