Remote DSB

Ein Remote DSB nimmt sämtliche Aufgaben des Datenschutzbeauftragten digital wahr – ohne Vor-Ort-Termine, bundesweit und ohne Reisekosten. Wir betreuen so Unternehmen jeder Größe außerhalb unserer Kernregionen, ab 137 € im Monat.

Externen DSB anfragen

Was ein Remote DSB ist

Der Unterschied zum klassischen externen Beauftragten liegt allein im Arbeitsort: Beratung, Prüfung der Unterlagen und Schulung laufen über digitale Kanäle statt über regelmäßige Präsenztermine.

Dass sich gerade dieser Bereich dafür eignet, hat einen sachlichen Grund. Die Unterlagen, um die es geht, liegen ohnehin digital vor. Die Kommunikation ist überwiegend schriftlich. Und die Fragen, die im Alltag auftauchen, lassen sich am Telefon klären, nicht am Konferenztisch. Neu ist diese Arbeitsweise im Übrigen nicht – sie hat sich lange vor der Pandemie herausgebildet.

Ist das rechtlich zulässig?

Ja, uneingeschränkt. Die DSGVO stellt keine Anforderung an räumliche Nähe oder Anwesenheit. Art. 37 bis 39 DSGVO regeln, welche Qualifikation der Beauftragte braucht und welche Aufgaben er hat – nicht, wo er sitzt.

Die einzige Anforderung mit Ortsbezug ist mittelbarer Natur: Nach Art. 38 Abs. 2 DSGVO muss der Beauftragte ordnungsgemäß und frühzeitig in alle datenschutzrelevanten Fragen eingebunden werden. Diese Einbindung lässt sich digital herstellen – in der Praxis oft zuverlässiger als über Quartalstermine.

Die Kernaufgaben nach Art. 39 DSGVO im Einzelnen:

• Beratung per E-Mail, Telefon und Videocall
• Prüfung der Unterlagen: Verarbeitungsverzeichnis, technische und organisatorische Maßnahmen, Auftragsverarbeitungsverträge, Folgenabschätzungen
• Schulungen als Webinar oder E-Learning
• Datenpannen nach Art. 33 DSGVO, mit Sofortberatung
• Betroffenenrechte: Auskunfts- und Löschbegehren

Keine dieser Aufgaben setzt Anwesenheit voraus.

Wann überhaupt zu benennen ist

Zwei Rechtsquellen greifen ineinander, und die deutsche geht weiter als die europäische.

Art. 37 DSGVO verlangt einen Beauftragten in drei Fällen: bei Behörden und öffentlichen Stellen, bei umfangreicher regelmäßiger und systematischer Überwachung von Personen als Kerntätigkeit sowie bei umfangreicher Verarbeitung besonderer Datenkategorien, also biometrischer Daten, Angaben zu strafrechtlichen Verurteilungen oder Gesundheitsdaten.

§ 38 BDSG senkt die Schwelle deutlich: Die Pflicht entsteht bereits, wenn mindestens 20 Personen ständig automatisiert personenbezogene Daten verarbeiten. Auf die Art der Daten kommt es dabei nicht an. Damit ist praktisch jedes mittelständische Unternehmen mit digitalem Arbeitsumfeld erfasst.

Ob die Rolle remote oder vor Ort ausgefüllt wird, spielt für die Pflicht keine Rolle. Entscheidend ist, dass die Aufgaben tatsächlich erfüllt werden.

Fünf Gründe für den Remote DSB

1. Tempo bei Datenpannen. Art. 33 DSGVO lässt 72 Stunden für die Meldung. Wer erst einen Termin koordinieren muss, verliert davon einen erheblichen Teil. Eine Erstberatung am Telefon ist dagegen binnen einer Stunde möglich – auch dann, wenn der Vorfall an einem Freitagabend bemerkt wird.

2. Dokumentation, die von selbst entsteht. Jede Beratung per E-Mail hinterlässt einen Verlauf mit Zeitstempel, Inhalt und Empfänger. Bei einer Behördenanfrage ist dieser Verlauf der Nachweis, dass beraten wurde. Mündliche Gespräche müssten dafür nachträglich protokolliert werden – was in der Praxis selten vollständig geschieht.

3. Keine Reisekosten. Üblich sind 0,50 bis 0,70 € je Kilometer und 50 bis 100 € Reisezeitpauschale je Anfahrt. Bei vier Terminen im Jahr und 100 Kilometern Entfernung summiert sich das auf 800 € Fahrtkosten und 400 € Reisezeit – 1.200 € jährlich, die in der Remote-Betreuung entfallen.

4. Erreichbarkeit im Arbeitsalltag. Die meisten Fragen sind in einem Viertelstundengespräch geklärt. Ein Videocall spart gegenüber einem Präsenztermin zwei bis drei Stunden, und Rückfragen per E-Mail beantworten sich am selben Tag.

5. Auswahl nach Fachgebiet statt nach Entfernung. Wer ortsunabhängig sucht, kann den Beauftragten nach seiner Branchenerfahrung auswählen. Ein Spezialist für Ihr Geschäftsfeld ist in aller Regel wertvoller als ein Generalist in Fahrtweite. Worauf bei der Auswahl zu achten ist, steht in unserer Checkliste.

Remote DSB und Präsenzbetreuung im Vergleich

Kontakt

Im Rhein-Main-Gebiet und in der Region Rhein-Neckar kommen wir auf Wunsch auch persönlich vorbei. Überall sonst betreuen wir Sie digital – mit demselben Leistungsumfang.

• Telefon: +49 6188 99 04 36
• E-Mail: office@dsb-datenschutz.de
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