KI-Beauftragter

Künstliche Intelligenz wird selten in einer einzelnen Abteilung eingesetzt. Sie taucht im Marketing auf, im Personalwesen, im Kundenservice und in der Entwicklung – meist ohne zentrale Übersicht. Ein KI-Beauftragter führt diese Fäden zusammen und verantwortet, dass der Einsatz den rechtlichen Anforderungen genügt. Gebräuchlich sind auch die Bezeichnungen KI-Manager und AI Officer; gemeint ist dieselbe Funktion.

Warum die Rolle entsteht, obwohl keine Benennungspflicht besteht

Die KI-Verordnung schreibt die Bestellung nicht ausdrücklich vor. Anders als bei der DSGVO, die für den Datenschutzbeauftragten eine klare Benennungspflicht kennt, fehlt eine vergleichbare Vorschrift.

Dennoch sprechen gute Gründe dafür – besonders in Unternehmen, die stark auf KI setzen. Die Systeme werden komplexer, die rechtlichen Anforderungen dichter und die ethischen Fragen drängender. Ohne jemanden, der sich zuständig fühlt und die Übersicht behält, lässt sich die Verordnung kaum verlässlich erfüllen. Und: Mit Art und Umfang der Nutzung steigen die Anforderungen an die KI-Kompetenz im Unternehmen.

Aufgaben eines KI-Beauftragten

Strategie, Risikobewertung und Dokumentation

Er entwickelt eine KI-Strategie und setzt sie um, wobei die Datenschutzvorgaben von Beginn an berücksichtigt werden. Er erkennt und analysiert die Risiken, die mit dem Einsatz einzelner Systeme verbunden sind, und entwickelt Maßnahmen, um sie zu senken. Er stellt sicher, dass die einschlägigen Vorgaben eingehalten werden, und dokumentiert, welche Systeme wofür genutzt werden.

Schulung und Wissensaufbau im Unternehmen

Er schult die Belegschaft zu Datenschutz und KI und fördert einen verantwortungsvollen Umgang mit den Systemen. Dazu erstellt er Schulungsunterlagen, die Grundlagen der Technologie, geltendes Datenschutzrecht und die internen Richtlinien abdecken. Besonders Personalwesen, IT und Recht profitieren davon, weil sie unmittelbar mit den Systemen arbeiten.

Für den internen Wissensaufbau richtet er einen zentralen Wissensspeicher ein, in dem Informationen, bewährte Vorgehensweisen und Ressourcen zusammenlaufen. Er kommuniziert transparent, damit alle Beschäftigten wissen, welche Systeme eingesetzt werden und welche Schutzmaßnahmen greifen. Ergänzend bietet er Begleitung und Coaching an, um das Verständnis zu vertiefen und Einzelfragen zu klären.

Zusammenarbeit mit Datenschutz, IT und Recht

Er arbeitet mit dem Datenschutzbeauftragten, der IT- und der Rechtsabteilung zusammen und führt die Kommunikation mit Aufsichtsbehörden und externen Partnern. Klare Richtlinien und Arbeitsanweisungen sorgen dafür, dass die Anforderungen in allen Prozessen eingehalten werden.

Wichtig ist die Abgrenzung: Der KI-Beauftragte ist nicht dasselbe wie der Datenschutzbeauftragte. Beide Rollen ruhen auf unterschiedlichen Rechtsgrundlagen und unterscheiden sich in ihrer Unabhängigkeit. Sie arbeiten zusammen, ersetzen einander aber nicht.

Der KI-Beauftragte in der Praxis

Vor der Einführung eines neuen Systems – etwa eines Bewerbermanagements – führt er eine Datenschutz-Folgenabschätzung durch. Geprüft wird, welche Risiken für die Rechte und Freiheiten der betroffenen Personen entstehen, welche Gefahren für die Privatsphäre bestehen und wie sich beides begrenzen lässt.

Für den Alltag entwickelt er Checklisten mit konkreten Anleitungen zum Umgang mit KI-Anwendungen wie Chatbots oder Analysewerkzeugen, jeweils ergänzt um Maßnahmen zur Risikominderung.

Rechtlicher Rahmen

KI-Verordnung und die Pflicht zur KI-Kompetenz

Die KI-Verordnung ist am 01.08.2024 in Kraft getreten. Sie verfolgt einen risikobasierten Ansatz und teilt KI-Systeme in vier Risikoklassen ein. Besondere Aufmerksamkeit gilt den Systemen mit hohem Risiko, weil sie erheblich auf Grundrechte wirken können.

Nach Artikel 4 der KI-VO müssen Anbieter, Betreiber und Nutzer solcher Systeme sicherstellen, dass ihr Personal über ein ausreichendes Maß an KI-Kompetenz verfügt. Gemeint ist nicht allein technisches Wissen, sondern ebenso das Vermögen, geltende Vorgaben einzuhalten und Risiken früh zu bemerken. Genau hier liegt eine Kernaufgabe des Beauftragten: Er berät Leitung und Belegschaft bei Auswahl und Einführung, schult im Umgang mit KI und Datenschutz und achtet darauf, dass Vorhaben den rechtlichen und ethischen Anforderungen entsprechen.

Die Verordnung wird im internationalen Sprachgebrauch auch als EU AI Act bezeichnet.

DSGVO und automatisierte Entscheidungen

KI-Systeme stützen sich oft auf umfangreiche Bestände personenbezogener Daten. Wie sie zu einem Ergebnis kommen, bleibt dabei häufig undurchsichtig. Die DSGVO gilt auch für diesen Einsatz und verlangt Datenminimierung, Zweckbindung und Transparenz.

Für Profiling und automatisierte Entscheidungen im Einzelfall gilt Artikel 22 DSGVO. Zulässig sind sie nur unter engen Voraussetzungen: Es braucht die Einwilligung der betroffenen Person, die Möglichkeit menschlichen Eingreifens und die Erfüllung der Transparenzpflichten.

Ergänzende Regelungen des BDSG

Das Bundesdatenschutzgesetz ergänzt die DSGVO auf nationaler Ebene. Es enthält unter anderem Regelungen zum Beschäftigtendatenschutz und zur Verarbeitung sensibler Daten – beides relevant, sobald KI im Personalbereich eingesetzt wird.

Braucht Ihr Unternehmen einen KI-Beauftragten?

Die Antwort hängt von Art und Umfang Ihrer Nutzung ab. Je mehr Systeme im Einsatz sind und je tiefer sie in Entscheidungsprozesse eingreifen, desto eher lohnt sich eine ausdrücklich benannte Zuständigkeit. Für die Rolle sprechen fünf Argumente:

  • Rechtliche Sicherheit. Die Anforderungen der KI-Verordnung und der DSGVO werden systematisch umgesetzt, das Risiko rechtlicher Folgen sinkt.
  • Risikomanagement. Systeme werden analysiert, Risiken bewertet, Gegenmaßnahmen entwickelt. Eingesetzte Werkzeuge werden auf Genauigkeit und Fairness geprüft, um verzerrte Ergebnisse zu erkennen. Sicherheitsmaßnahmen und Schulungen beugen Datenschutzverletzungen vor.
  • Vertrauen. Transparenz und ein ethisch vertretbarer Einsatz stärken das Vertrauen von Kunden und Beschäftigten.
  • Strategische Ausrichtung. KI-Vorhaben werden an den Geschäftszielen ausgerichtet, sinnvolle Anwendungsfälle werden erkannt.
  • Zusammenarbeit über Abteilungsgrenzen. Da KI mehrere Bereiche berührt, koordiniert die Rolle zwischen IT, Recht und Datenschutz und sorgt für ein einheitliches Vorgehen.

Intern besetzen oder extern beauftragen

Intern spricht das tiefe Verständnis für das eigene Unternehmen und die unmittelbare Einbindung in bestehende Strukturen. Dagegen stehen ein hoher Schulungsaufwand und die begrenzte Verfügbarkeit von Fachleuten am Arbeitsmarkt.

Extern spricht das spezialisierte Fachwissen und der flexible Einsatz. Dagegen stehen höhere direkte Kosten und ein zunächst geringeres Verständnis für interne Besonderheiten.

Anforderungen an die Qualifikation

Mit der Verbreitung von KI wächst der Bedarf an Fachleuten, die drei Felder zugleich beherrschen: Datenschutzrecht nach DSGVO und BDSG, die Technologie selbst und die ethischen Fragen ihres Einsatzes. Diese Kombination entscheidet darüber, ob Ihre Vorhaben nicht nur technisch funktionieren, sondern auch rechtlich und ethisch tragfähig sind.

Ein externer Beauftragter kennt die rechtlichen Rahmenbedingungen und hilft, Risiken und Bußgelder zu vermeiden. Zugleich sorgt er dafür, dass Ihre Belegschaft im verantwortungsvollen Umgang geschult wird – damit Sie die Möglichkeiten der Technologie nutzen können, ohne die Rechte von Kunden und Mitarbeitenden zu gefährden.

Unsere Leistungen

  • Externer KI-Beauftragter. Stellung eines TÜV-zertifizierten Fachexperten für Ihr Unternehmen.
  • KI-Audit. Analyse Ihrer Systeme und Prozesse, Identifikation von Risiken und Entwicklung passender Lösungen für einen datenschutzkonformen Einsatz.
  • KI-Kompetenz. Schulung Ihrer Mitarbeitenden zu den Grundlagen, den Anforderungen der KI-Verordnung und dem sicheren Umgang mit den Systemen. Das Kursangebot deckt die Schulungspflicht ab.
  • Vorlagenbibliothek. Standardvorlagen und Ressourcen für die laufende Arbeit.

147 € im Monat. Was darin enthalten ist und wie ein Angebot zustande kommt, steht unter Angebot anfordern.

Kontakt

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