E-Mail-Archivierung

Die E-Mail-Archivierung ist keine Frage der Ordnung, sondern der Pflicht. Was einen steuerlich relevanten Vorgang betrifft, muss aufbewahrt werden – und das lässt sich mit einem Postfach nicht zuverlässig erfüllen.

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Was aufbewahrt werden muss

Die Regel ist einfacher, als ihr Ruf vermuten lässt: Alles, was mit einem steuerlich relevanten Vorgang zu tun hat, ist aufzubewahren. Dazu zählen insbesondere

kaufmännische Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse
Handels- und Geschäftsbriefe sowie Buchungsbelege
sonstige steuer- und geschäftsrelevante Unterlagen
E-Mail-Anhänge, sofern die Nachricht ohne sie unverständlich oder unvollständig wäre

Der letzte Punkt wird regelmäßig übersehen. Eine archivierte Mail ohne die zugehörige Rechnung erfüllt die Pflicht nicht.

Die Fristen ergeben sich aus § 147 Abgabenordnung und § 257 HGB – für Handels- und Geschäftsbriefe sechs Jahre. Wie sich das in Ihre übrige Aufbewahrung einfügt, behandelt unser Löschkonzept.

Warum das Postfach dafür nicht genügt

Drei Gründe, und alle sind praktischer Natur.

Beschäftigte löschen. Was im Postfach liegt, kann jederzeit entfernt werden – auch das, was hätte bleiben müssen. Ein Archiv nimmt die Nachricht auf, bevor jemand darüber entscheidet.

Niemand sortiert zuverlässig. Die Unterscheidung zwischen aufbewahrungspflichtiger und beliebiger Post lässt sich im Alltag nicht durchhalten. Ein Archiv erfasst vollständig, statt auszuwählen.

Nachvollziehbarkeit. Verlangt wird nicht nur, dass die Nachricht vorhanden ist, sondern dass sie unverändert vorliegt. Genau das leistet ein Archiv und ein Postfach nicht.

Das Spannungsverhältnis zum Datenschutz

Hier liegt der Punkt, der in der Praxis Schwierigkeiten macht. Die Aufbewahrungspflicht verlangt, dass Nachrichten bleiben. Der Datenschutz verlangt, dass personenbezogene Daten verschwinden, sobald ihr Zweck entfällt.

Beides gleichzeitig ist erfüllbar, aber nicht ohne Regelung. Nötig sind zwei Festlegungen: welche Nachrichten überhaupt der Aufbewahrungspflicht unterliegen – und was mit dem Rest geschieht. Ein Archiv, das alles unbegrenzt vorhält, löst das eine Problem und schafft das andere.

Hinzu kommt die private Nutzung des dienstlichen Postfachs. Wo sie erlaubt oder geduldet ist, wird die Archivierung rechtlich deutlich anspruchsvoller. Diese Frage sollte vor der Einführung geklärt sein, nicht danach.

Wie wir vorgehen

Wir richten die Archivierung ein und klären zuvor die Punkte, die darüber entscheiden, ob sie trägt: Umfang, Fristen, Umgang mit privater Nutzung und die Verbindung zu Ihrem Verarbeitungsverzeichnis.

Kontakt

Sie wissen nicht, ob Ihre E-Mail-Aufbewahrung den Anforderungen genügt? Das lässt sich in einem Gespräch einordnen.