Applikationen

Die Systemlandschaft beantwortet die Frage, was eingesetzt wird. Der Anwendungskatalog beantwortet eine andere: was eingesetzt werden darf – und wie jemand eine neue Applikation freigegeben bekommt. Ohne diese zweite Antwort entsteht Schatten-IT, ganz gleich wie vollständig die erste ist.

Warum ein Verbot allein nicht wirkt

Wer den Einsatz nicht freigegebener Software untersagt, ohne einen gangbaren Weg zur Freigabe anzubieten, bekommt nicht weniger Software, sondern weniger Kenntnis davon. Die Nutzung wandert auf private Konten und Geräte – und dort endet jede Kontrolle.

Das ist heute besonders sichtbar bei Werkzeugen, die im Browser laufen und keine Installation brauchen: KI-Assistenten, Übersetzungsdienste, Umwandlungswerkzeuge für Dateien. Sie kommen an jeder Beschaffung vorbei, weil es nichts zu beschaffen gibt. Siehe KI-Richtlinie.

Was der Katalog führt

Den Status. Freigegeben, in Prüfung, abgelehnt, abzulösen. Der letzte ist wichtiger, als er klingt: Eine Anwendung, die ersetzt werden soll, aber noch läuft, braucht eine eigene Kennzeichnung.

Den Zweck und die Bereiche, die sie nutzen.

Die fachliche Verantwortung – die Person, die über den Einsatz entscheidet, nicht die IT, die ihn betreibt.

Das Prüfergebnis. Was bei der Freigabe geprüft wurde: Vertragslage, Verarbeitungsort, Rolle des Anbieters, Löschmöglichkeiten. Bei KI-Werkzeugen die Fragen aus KI-Werkzeuge prüfen.

Die Wiedervorlage. Anbieter ändern Bedingungen und Unterauftragnehmer; eine Freigabe von vor drei Jahren betrifft ein anderes Produkt.

Das Freigabeverfahren ist der eigentliche Punkt

Ein Antrag, eine benannte Stelle, eine Antwort in überschaubarer Zeit. Wer eine Anwendung einsetzen will, füllt die immer gleichen Fragen aus – das verlagert die Vorarbeit dorthin, wo der Bedarf entsteht, und beschleunigt die Entscheidung.

Aus der Freigabe entstehen dann die Folgeeinträge: der Eintrag in der Systemlandschaft, der Dienstleister mit seinem Vertrag, gegebenenfalls die Verarbeitung im Verzeichnis. So entsteht die Dokumentation als Nebenprodukt einer Entscheidung, die ohnehin getroffen wird.

Umgekehrt gehört der Katalog dorthin, wo Beschäftigte ihn suchen – siehe Intranet-Seite. Ein Verzeichnis freigegebener Anwendungen, das niemand kennt, verhindert keine Schatten-IT.

Grenzen

Der Katalog erzwingt nichts. Er dokumentiert Entscheidungen; ob eine nicht freigegebene Anwendung technisch blockiert wird, entscheidet Ihre IT-Administration.

Vollständigkeit entsteht nur mit einem attraktiven Weg. Ein Freigabeverfahren, das sechs Wochen dauert, wird umgangen – und dann ist der Katalog vollständig für das, was niemanden stört, und leer für das, worauf es ankäme.