Datenflussdiagramm

Wo Daten herkommen und wohin sie gehen, steht im Verarbeitungsverzeichnis – aber in Textform, verteilt über Dutzende Einträge. Das Datenflussdiagramm macht daraus ein Bild, und zwar ohne dass jemand es zeichnet.

Warum ein Datenflussdiagramm nicht gezeichnet werden sollte

Von Hand gezeichnete Diagramme haben ein gemeinsames Schicksal: Sie sind zum Zeitpunkt ihrer Fertigstellung korrekt und danach nie wieder. Ein neues System wird angebunden, ein Dienstleister ausgetauscht, eine Schnittstelle abgeschaltet – die Grafik bleibt, wie sie war, und wird beim nächsten Anlass komplett neu erstellt.

Hier entsteht die Darstellung aus den Daten, die Sie ohnehin pflegen: aus dem Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 DSGVO. Ändert sich dort etwas, ändert sich das Bild mit. Technische Vorkenntnisse braucht es dafür nicht.

Was sichtbar wird

Der Weg der Daten von der Erhebung über die Verarbeitungsschritte bis zur Löschung – mit den Systemen, über die sie laufen, den Schnittstellen dazwischen und den Empfängern am Ende.

Drei Dinge fallen in einer Grafik schneller auf als in einer Liste:

Übermittlungen ins Ausland. Wohin Daten außerhalb der EU fließen, sieht man in einer Tabellenspalte leicht, in einem Diagramm sofort – einschließlich der Fälle, die über einen Zwischenschritt entstehen und deshalb im Einzeleintrag nicht auffallen.

Weitergaben an Auftragsverarbeiter. Wer welche Daten erhält, und ob dafür ein Vertrag vorliegt.

Besondere Kategorien. Gesundheitsdaten und die übrigen Kategorien nach Art. 9 DSGVO werden farblich hervorgehoben. In einem Verzeichnis mit siebzig Einträgen ist das der Unterschied zwischen „bekannt” und „im Blick”.

Nutzen für die Folgenabschätzung

Bei einer Datenschutz-Folgenabschätzung nach Art. 35 DSGVO ist der erste Arbeitsschritt immer derselbe: den Ablauf so beschreiben, dass sich Risiken daran festmachen lassen. Genau diese Beschreibung liegt hier bereits vor – die Stellen, an denen Daten das System oder das Land wechseln, sind die Stellen, an denen die Bewertung ansetzt.

Bei einer Anfrage der Aufsichtsbehörde lässt sich die Darstellung als Anlage beilegen. Sie ersetzt das Verzeichnis nicht, macht es aber lesbar.

Grenzen der Darstellung

Zwei Punkte, damit die Erwartung stimmt.

Ein Datenflussdiagramm ist nicht vorgeschrieben. Die DSGVO verlangt es nicht. Es ist ein Hilfsmittel für Verzeichnis und Folgenabschätzung – nützlich, aber keine eigenständige Pflicht.

Es zeigt, was erfasst ist. Verarbeitungen, die niemand eingetragen hat, tauchen auch in der Grafik nicht auf. Vollständigkeit entsteht im Verzeichnis, nicht in der Darstellung.

Wo das Diagramm im Gesamtsystem sitzt, zeigt das Datenschutzmanagementsystem; weitere Bausteine stehen in der Funktionsübersicht.