Mitarbeiterabgleich

Ein Compliance-System braucht die Belegschaft: Schulungen werden Personen zugewiesen, Aufgaben an Zuständige gebunden, Verpflichtungen einzeln nachgewiesen. Gepflegt wird diese Liste in der Praxis selten – und ein Mitarbeiterabgleich ist die Antwort darauf, dass Handpflege bei jeder Veränderung ausfällt.

Warum eine veraltete Liste schadet

Nicht nur, weil es unordentlich aussieht.

Falsche Nachweise. Eine Schulungsquote von 94 Prozent, die sich auf eine Liste von vor zwei Jahren bezieht, ist kein Nachweis, sondern ein Risiko: Sie sieht gut aus und hält keiner Nachfrage stand.

Offene Konten. Ausgeschiedene Personen, die weiterhin Zugang haben, sind der häufigste Befund jeder Zugriffsprüfung – siehe personelle Sicherheit.

Verwaiste Zuständigkeiten. Aufgaben und Objekte, die einer Person zugeordnet sind, die es nicht mehr gibt, fallen aus jeder Übersicht.

Wie der Abgleich läuft

Ein System ist führend – üblicherweise die Personalverwaltung oder der Verzeichnisdienst. Von dort kommen Eintritte, Austritte, Namens- und Bereichswechsel; im Compliance-System wird nachgezogen, nicht parallel gepflegt.

Drei Punkte entscheiden über die Qualität:

Der Austritt muss durchschlagen. Er ist wichtiger als der Eintritt. Ein neues Konto, das einen Tag später entsteht, ist harmlos; ein Konto, das nach dem Austritt bleibt, ist es nicht.

Bereich und Rolle müssen mitkommen. Sonst lassen sich Schulungen nicht zielgerichtet zuweisen und Aufgaben nicht sinnvoll verteilen.

Nachweise bleiben erhalten. Wer ausscheidet, verschwindet aus der aktiven Liste – der Beleg, dass er geschult und verpflichtet wurde, bleibt so lange erhalten, wie er gebraucht wird. Sonst löscht der Abgleich genau den Nachweis, für den das System da war. Die Fristen gehören ins Löschkonzept.

Der Abgleich ist selbst eine Verarbeitung

Ein Punkt, der im Eifer der Einrichtung untergeht: Übertragen wird eine Liste aller Beschäftigten in ein weiteres System. Das ist eine Verarbeitung von Beschäftigtendaten mit allem, was daran hängt.

Datenminimierung. Übertragen wird, was gebraucht wird: Name, Kennung, Bereich, Rolle, Status. Nicht Geburtsdatum, Personalnummer, Vertragsdaten oder Anschrift, nur weil das führende System sie kennt.

Eintrag ins Verzeichnis und, beim Betrieb als Dienst, ein Auftragsverarbeitungsvertrag.

Mitbestimmung. Ein System, das Schulungsstände je Person auswertet, ist zur Verhaltens- und Leistungskontrolle geeignet – die Beteiligung des Betriebsrats greift, siehe Datenschutz im Betriebsrat.

Grenzen

Der Abgleich ist nur so gut wie das führende System. Wo Austritte dort verspätet gepflegt werden, kommen sie auch hier verspätet an. Das Problem verlagert sich, es verschwindet nicht.

Er ersetzt die Berechtigungsprüfung nicht. Dass ein Konto deaktiviert ist, heißt nicht, dass alle Zugänge in allen Fachanwendungen entzogen wurden. Diese Durchsicht bleibt ein eigener Vorgang.