Videokonferenz

Die Zusammenarbeit mit einem externen Beauftragten läuft überwiegend aus der Ferne – Rückfragen, Abstimmungen, die Durchsicht von Unterlagen. Wenn dafür jedes Mal ein weiterer Anbieter eingebunden wird, entsteht eine zusätzliche Verarbeitung, für die es einen Vertrag, eine Prüfung und einen Eintrag im Verzeichnis braucht. Eine eingebaute Videokonferenz vermeidet diesen Umweg.

Was dadurch entfällt

Ein Dienstleister weniger. Kein zusätzlicher Auftragsverarbeitungsvertrag, keine Prüfung des Anbieters, kein weiterer Eintrag im Verzeichnis.

Eine Drittlandfrage weniger. Die verbreiteten Konferenzdienste werfen sie regelmäßig auf – siehe Datenübermittlung in die USA.

Ein Medienbruch weniger. Die Besprechung findet dort statt, wo die besprochenen Unterlagen liegen. Wer über einen Verzeichniseintrag spricht, hat ihn offen; was besprochen wurde, lässt sich unmittelbar als Aufgabe festhalten – siehe Aufgabensystem.

Für Mandanten mit externem Beauftragten ist das der praktische Kern: Der Termin, die Unterlagen und die daraus folgenden Aufgaben bleiben zusammen, statt sich auf Kalender, Konferenzdienst und Notizen zu verteilen.

Was auch hier zu regeln ist

Eine eingebaute Funktion ist keine rechtsfreie Zone. Dieselben Fragen wie bei jedem anderen Konferenzsystem:

Aufzeichnung. Wenn sie möglich ist, gehört geregelt, wer sie starten darf, dass alle Teilnehmenden vorher informiert werden, wie lange die Aufnahme bleibt und wer Zugriff hat. Ein Hinweis „diese Besprechung wird aufgezeichnet” genügt nicht, wenn niemand widersprechen kann, ohne aufzufallen – vergleiche Microsoft 365 datenschutzkonform.

Verbindungs- und Teilnahmedaten. Wer wann wie lange teilgenommen hat, sind Verhaltensdaten von Beschäftigten. Sie brauchen eine Löschfrist und – wo ein Betriebsrat besteht – seine Beteiligung, siehe Datenschutz im Betriebsrat.

Externe Teilnehmende. Wer von außen zugeschaltet wird, ist ebenfalls betroffene Person und zu informieren.

Grenzen

Das ersetzt keine Telefonanlage und kein Konferenzsystem. Es ist für die Zusammenarbeit an den Inhalten dieses Systems gedacht – nicht für die tägliche Besprechungskultur eines Unternehmens. Wer bereits ein Konferenzsystem betreibt, wird es weiter nutzen; der Gewinn liegt dann nur noch im fehlenden Medienbruch.

Bei einem laufenden Vorfall ist das Telefon schneller. Das gilt hier wie überall: Wenn eine Frist läuft, ruft man an. Siehe Datenschutzvorfall melden.

Eingebaut heißt nicht dokumentationsfrei. Auch die eigene Funktion ist eine Verarbeitung und gehört ins Verzeichnis – nur eben eine statt zwei.