Notfallhandbuch

Das Notfallhandbuch ist das Dokument, nach dem im Ernstfall gegriffen wird. Es führt zusammen, was verstreut nichts nützt: wer alarmiert, wer entscheidet, wer was tut – und wo die Pläne für den einzelnen Prozess stehen.

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Was hineingehört

Die Struktur folgt dem BSI-Standard 200-4. Vier Blöcke tragen das Dokument:

Alarmierung und Meldewege. Wer meldet einen Vorfall an wen, über welchen Weg, und was geschieht, wenn dieser Weg ausfällt. Mit Namen und Erreichbarkeiten, nicht mit Funktionsbezeichnungen.

Notfallorganisation. Wer entscheidet im Ernstfall, wer vertritt, welche Befugnisse gelten abweichend vom Normalbetrieb. Dieser Punkt ist der wichtigste und zugleich der am häufigsten fehlende: Wenn im Ereignisfall erst geklärt werden muss, wer entscheiden darf, ist die erste Stunde verloren.

Sofortmaßnahmen. Was unmittelbar zu tun ist, bevor eine Lagebeurteilung vorliegt.

Verweise auf die Einzelpläne. Das Handbuch enthält nicht jeden Geschäftsfortführungs- und Wiederanlaufplan im Volltext, sondern führt zu ihnen hin.

Kurz genug, um benutzt zu werden

Der verbreitetste Fehler ist Vollständigkeit am falschen Ort. Ein Handbuch von hundert Seiten wird im Ernstfall nicht aufgeschlagen.

Was zählt, ist die erste Doppelseite: Alarmierung, Zuständigkeiten, Sofortmaßnahmen. Alles Weitere darf im Anhang stehen. Diese Reihenfolge widerspricht dem Instinkt, ein Dokument logisch von den Grundlagen her aufzubauen – im Notfall zählt aber nicht Logik, sondern Zugriffszeit.

Drei praktische Anforderungen kommen hinzu:

  • Verfügbar ohne die betroffene Infrastruktur. Ein Handbuch, das nur im Intranet liegt, ist bei einem IT-Ausfall nicht vorhanden. Es braucht eine Ausfertigung außerhalb der eigenen Systeme.
  • Aktuelle Kontaktdaten. Der Teil, der am schnellsten veraltet und am dringendsten gebraucht wird.
  • Für Vertretungen lesbar. Wer den Plan anwendet, ist selten die Person, die ihn geschrieben hat.

Wie wir vorgehen

Wir erstellen das Handbuch auf Grundlage Ihrer Business Impact Analyse und der vorhandenen Pläne – oder wir prüfen und straffen ein bestehendes Dokument.

Anschließend gehört es in die Dokumentenlenkung des Managementsystems: mit Versionsstand, festgelegtem Prüfturnus und benannter Verantwortung für die Pflege. Ohne diese Verankerung ist ein Notfallhandbuch nach zwei Jahren Makulatur.

Ob es trägt, zeigt sich in der Übung. Deren Ergebnisse fließen in die nächste Fassung zurück.

Kontakt

Sie haben ein Notfallhandbuch, das niemand kennt? Dann ist die Frage weniger, ob es vollständig ist, sondern ob es im Ernstfall jemand benutzen würde.