Prozessoptimierung im BCM

Der Aufbau eines Notfallmanagements ist kein Projekt mit Abnahme. PDCA – Plan, Do, Check, Act – beschreibt den Kreislauf, der ein einmal aufgebautes System davor bewahrt, still zu veralten.

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Warum ein BCMS ohne Kreislauf verfällt

Nichts an einem Notfallmanagement bleibt von selbst richtig. Personen wechseln, Systeme werden abgelöst, Standorte kommen hinzu, Dienstleister werden getauscht. Jede dieser Veränderungen entwertet einen Teil dessen, was einmal erhoben wurde.

Das Tückische daran: Der Verfall ist unsichtbar. Die Dokumente liegen weiterhin vor, sie sehen unverändert vollständig aus – nur beschreiben sie ein Unternehmen, das es so nicht mehr gibt. Bemerkt wird das erst im Ernstfall oder im Audit.

Deshalb ist der Betrieb eines BCMS ein fortlaufender, iterativer Prozess. Wiederkehrend durchgeführt werden Auswirkungsanalysen, Risikomanagement, Notfalltests und -übungen sowie Managementbewertungen.

Die vier Schritte

Plan. Ziele und Anforderungen festlegen: Welches Verfügbarkeitsniveau soll gelten, welcher Geltungsbereich, welche Maßnahmen sind vorgesehen.

Do. Umsetzen – Konzepte erstellen, Maßnahmen einführen, Beteiligte schulen.

Check. Überprüfen, ob das Gewollte eingetreten ist. Drei Quellen liefern hier die Antworten: Übungsergebnisse, Kennzahlen und interne wie externe Überprüfungen.

Act. Aus den Befunden Korrekturen ableiten und in die nächste Runde geben.

Der Schritt, an dem es in der Praxis scheitert, ist Check. Umgesetzt wird meistens; überprüft selten.

Kennzahlen als Frühwarnung

Der BSI-Standard 200-4 sieht Kennzahlen vor, um das BCMS zu überwachen und zu messen. Sie sind zugleich die Datengrundlage, um es zu analysieren und zu bewerten.

Zusammen mit den Überprüfungen zeigen sie, wo Korrekturbedarf besteht, bevor eine Lücke im Ernstfall auffällt. Welche Kennzahlen sinnvoll sind, hängt von Ihrem System ab – wenige aussagekräftige sind besser als eine Übersicht, die niemand liest.

Die Managementbewertung

Einmal im Zyklus sieht die Geschäftsleitung auf das Gesamtbild: Ergebnisse der Übungen, Entwicklung der Kennzahlen, offene Maßnahmen, Veränderungen im Unternehmen.

Diese Bewertung ist mehr als eine Formalie der Norm. Sie ist der Punkt, an dem entschieden wird, ob das festgelegte Verfügbarkeitsniveau noch zum Geschäft passt – und ob die Mittel dafür weiterhin bereitstehen. Ohne diese Entscheidung auf Leitungsebene bleibt ein BCMS ein Papierprojekt der Fachabteilung.

Was wir übernehmen

Wir begleiten den Zyklus dauerhaft: Wir planen die wiederkehrenden Aktivitäten, führen die Analysen fort, bereiten die Managementbewertung vor und dokumentieren die Ergebnisse prüfungsfest.

Das lässt sich mit dem Betrieb Ihres Managementsystems verbinden – und, wo vorhanden, mit dem Auditzyklus Ihres ISMS, damit nicht zwei Kalender nebeneinanderlaufen.

Kontakt

Ihr BCMS steht, aber seit der Einführung ist nichts mehr geschehen? Das ist der Normalfall – und der Grund, warum es einen Kreislauf braucht.