Datenschutz-Vorlagen

Die Dokumentationspflichten der DSGVO sind umfangreich, aber sie wiederholen sich von Unternehmen zu Unternehmen. Unsere Datenschutz-Vorlagen nehmen Ihnen den Teil ab, der überall gleich ist – damit die Arbeit dort bleibt, wo Ihr Fall vom Standard abweicht.

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Was in der Vorlagenbibliothek liegt

Geordnet nach dem Anlass, aus dem heraus die Unterlage gebraucht wird:

Was in der Vorlagenbibliothek liegt
Anlass	Vorlage
Sie müssen nachweisen, was Sie verarbeiten	fertiges Verarbeitungsverzeichnis sowie Verfahrensvorlagen einschließlich Rechtsgrundlage und Risikoeinschätzung
Sie müssen Ihre Sicherheitsmaßnahmen belegen	vorbereitete technische und organisatorische Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO
Daten sollen nicht ewig liegen bleiben	Löschkonzept mit über 100 Datenarten und zugehörigem Löschprotokoll
Eine Verarbeitung sieht riskant aus	vollständige Risikoanalyse mit Muster für die Datenschutz-Folgenabschätzung
Ein Dienstleister verarbeitet für Sie	Muster für den Auftragsverarbeitungsvertrag und Erfassungsbögen für Ihre Auftragsverarbeiter
Betroffene fragen nach ihren Daten	Muster für die Auskunft sowie Datenschutzhinweise nach Art. 13 und Art. 14 DSGVO
Mitarbeitende kommen hinzu	Verpflichtungserklärung zum Datenschutz und die DSGVO-Grundschulung mit Nachweis
Die Rolle wird besetzt	Muster für die Bestellung des Beauftragten
Sie wollen sich selbst prüfen	Audit-Checkliste und Erfassungsbogen für die gesamte Datenschutzorganisation
Sie brauchen den Überblick	vorausgefülltes Datenschutzkonzept nach DSGVO

Was eine Vorlage leistet – und was nicht

Eine gute Vorlage tut zwei Dinge: Sie gibt die Struktur vor, und sie führt die Punkte auf, die man vergessen könnte. Beides ist mehr wert, als es klingt. Die häufigste Lücke in selbst erstellter Dokumentation ist kein Fehler, sondern eine fehlende Zeile.

Was eine Vorlage nicht leisten kann, ist die Bewertung Ihres Falls. Ob eine Verarbeitung auf ein berechtigtes Interesse gestützt werden kann, wie lange eine Aufbewahrungsfrist bei Ihnen tatsächlich läuft, welche Maßnahmen bei Ihrem Schutzbedarf angemessen sind – das steht in keinem Muster, weil es überall anders ausfällt.

Daraus folgt eine Grenze, die vor der Arbeit klar sein sollte: Ausgefüllt heißt nicht geprüft. Art. 5 Abs. 2 DSGVO verlangt den Nachweis der Einhaltung, und nachweisen lässt sich nur, was den tatsächlichen Betrieb beschreibt. Eine Dokumentation, die eine gedachte Verarbeitung schildert, fällt in der Prüfung schneller auf als eine lückenhafte.

Warum Datenschutz-Vorlagen gepflegt werden müssen

Vorlagen altern. Gesetze werden geändert, Gerichte entscheiden, Aufsichtsbehörden veröffentlichen neue Auffassungen. Wer sich einmal eine Sammlung angelegt hat, arbeitet Jahre später mit Ständen, die niemand mehr nachhält.

Deshalb sind unsere Vorlagen im Datenschutzmanagementsystem hinterlegt und nicht als Dateisammlung. Sie arbeiten dort an einem Dokument, das mit den Fristen, dem Verzeichnis und den Nachweisen verbunden ist – statt an einer Kopie, deren Herkunft nach einem halben Jahr niemand mehr kennt.

Wie Sie an die Vorlagen kommen

Die Bibliothek gehört zum Leistungsumfang: Sie steht Ihnen mit der Plattform und mit der Betreuung als externer Datenschutzbeauftragter zur Verfügung. Was noch enthalten ist, führt die Kostenseite auf.

Wenn Sie intern benannt sind und die Rolle behalten wollen, ist das Coaching der passende Weg – dort arbeiten Sie mit denselben Unterlagen.

Kontakt

Sie wissen nicht, welche Unterlagen Ihnen fehlen? Dann ist die Bestandsaufnahme der erste Schritt, nicht die Vorlage.