Interim-Datenschutzbeauftragter

Die benannte Person ist ausgeschieden, fällt länger aus oder wechselt in eine Rolle, die sich mit der Aufgabe nicht verträgt. Ein Interim-Datenschutzbeauftragter besetzt die Stelle für die Dauer der Lücke – förmlich benannt, mit klarem Enddatum.

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Wann ein Interim-Datenschutzbeauftragter gebraucht wird

Die Anlässe ähneln sich, und keiner davon lässt sich planen:

• Die benannte Person kündigt – und die Nachbesetzung dauert länger als die Kündigungsfrist.
• Krankheit oder Elternzeit legen die Rolle für Monate still.
• Eine interne Umstrukturierung verschiebt die benannte Person in die IT-Leitung oder in die Geschäftsführung. Damit entsteht der Interessenkonflikt, den Art. 38 Abs. 6 DSGVO ausschließt – die Benennung muss enden, auch wenn niemand anders bereitsteht.
• Ein Unternehmenskauf bringt Gesellschaften zusammen, deren Zuständigkeiten sich erst noch sortieren müssen.

Gemeinsam ist diesen Fällen, dass sie kurzfristig auftreten und die Suche nach einer dauerhaften Lösung Zeit braucht. Genau diese Zeit soll das Mandat verschaffen.

Die Pflicht läuft weiter

Der entscheidende Punkt wird häufig übersehen: Die Benennungspflicht ruht nicht. Sie knüpft an die Verarbeitung an, nicht an die Personalsituation. Wer nach Art. 37 DSGVO oder nach § 38 BDSG – in der Regel ab 20 ständig mit automatisierter Verarbeitung beschäftigten Personen – benennen muss, muss das durchgehend.

Praktisch heißt das dreierlei. Die Aufgaben nach Art. 39 DSGVO bleiben liegen, wenn niemand sie wahrnimmt: Beratung vor neuen Verarbeitungen, Überwachung der Einhaltung, Zusammenarbeit mit der Aufsichtsbehörde. Betroffenenanfragen und Meldefristen laufen weiter – ein Datenschutzvorfall fragt nicht, ob die Rolle gerade besetzt ist. Und die Kontaktdaten, die Sie nach Art. 37 Abs. 7 DSGVO veröffentlicht und der Aufsichtsbehörde mitgeteilt haben, zeigen weiterhin auf jemanden, den es im Unternehmen nicht mehr gibt.

Was wir im Interim-Mandat übernehmen

Die Benennung selbst. Art. 37 Abs. 6 DSGVO lässt ausdrücklich zu, dass die Aufgabe auf Grundlage eines Dienstleistungsvertrags erfüllt wird. Wir werden benannt, die Kontaktdaten werden aktualisiert und der Aufsichtsbehörde gemeldet.

Den laufenden Betrieb. Betroffenenanfragen, Meldungen, Beratung der Fachbereiche, Prüfung neuer Verarbeitungen – die Aufgaben nach Art. 39 DSGVO in vollem Umfang, weisungsfrei nach Art. 38 Abs. 3 DSGVO.

Eine Bestandsaufnahme zu Beginn. Bei einem ungeplanten Wechsel ist selten dokumentiert, woran zuletzt gearbeitet wurde. Wir sichten Verarbeitungsverzeichnis, offene Vorgänge und Fristen und halten fest, was liegen geblieben ist.

Die Dokumentation an einem Ort. Wir arbeiten im Datenschutzmanagementsystem. Das ist während eines befristeten Mandats mehr als eine Bequemlichkeit: Es sorgt dafür, dass der Stand am Ende übergabefähig ist und nicht in E-Mail-Postfächern verteilt liegt.

Wie das Mandat endet

Ein Interim-Mandat ist von Anfang an auf sein Ende hin angelegt. Drei Wege sind üblich.

Ihre Nachbesetzung steht. Wir übergeben an die neu benannte Person: Dokumentation, offene Vorgänge, Fristen, den Stand der Zusammenarbeit mit der Aufsichtsbehörde. Auf Wunsch begleiten wir die Einarbeitung anschließend über das Coaching für interne Beauftragte weiter.

Sie bleiben bei der externen Lösung. Dann geht das Mandat in eine reguläre externe Benennung über. Ein neuer Aufsetzpunkt entsteht dabei nicht.

Die Benennungspflicht entfällt. Auch das kommt vor, etwa nach einer Verkleinerung. Dann dokumentieren wir den Wegfall und schließen ab.

Was für Ihren Fall spricht, lässt sich vorab abschätzen – die Checkliste führt die Kriterien auf.

Abgrenzung zu den anderen Wegen

Kontakt

Ihre benannte Person ist ausgeschieden und Sie wissen nicht, wie schnell Sie nachbesetzen können? Das ist der Fall, für den es dieses Mandat gibt.

• Telefon: +49 6188 99 04 36
• E-Mail: office@dsb-datenschutz.de
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