BPMN-Prozessmodellierung

Ein Ablauf, den drei Beteiligte unterschiedlich beschreiben, ist kein dokumentierter Ablauf. Die BPMN-Prozessmodellierung bringt ihn in eine Form, über die sich streiten lässt – und zwar bevor der Prüfer im Haus ist.

Warum die BPMN-Prozessmodellierung einem Standard folgt

BPMN 2.0 ist eine festgelegte Notation: Jedes Symbol hat eine definierte Bedeutung. Das klingt bürokratisch und hat einen praktischen Grund.

Eine selbst erfundene Kästchengrafik versteht, wer sie gezeichnet hat. Ein externer Auditor, ein neuer Kollege oder ein Kunde, der Ihre Abläufe prüfen will, muss sie sich erklären lassen – und was erklärt werden muss, gilt als nicht dokumentiert. Bei einem verbreiteten Standard entfällt dieser Schritt.

Zuständigkeiten sichtbar machen

Jedem Schritt lässt sich zuordnen, wer ihn verantwortet. Das ist die Angabe, die in Prozessbeschreibungen am häufigsten fehlt – und die im Ernstfall zählt.

Sichtbar werden dabei auch die Entscheidungspunkte und Eskalationswege: an welcher Stelle jemand entscheidet, was bei welcher Antwort geschieht, wer eingeschaltet wird, wenn es nicht weitergeht. Erfahrungsgemäß ist genau das die Stelle, an der ein Ablauf im Alltag hängen bleibt – nicht der Regelfall, sondern die Ausnahme, für die niemand zuständig ist.

Prüfpunkte im Ablauf statt daneben

Anforderungen aus Datenschutz, Informationssicherheit oder Qualitätsmanagement lassen sich als Prüfpunkte in den Prozess einbauen: an dieser Stelle wird geprüft, bevor es weitergeht. Mit Checklisten verbunden, wird daraus ein Schritt, der abgehakt werden muss.

Das ist mehr als Dokumentation. Eine Anforderung, die in einer Richtlinie steht, wird gelesen, wenn jemand die Richtlinie öffnet. Eine Anforderung, die im Ablauf sitzt, kommt von selbst vorbei. Für die Umsetzung von Normvorgaben – etwa aus ISO 27001 – ist das der wirksamere Weg; die zugehörigen Anforderungen führen Sie in den Normenkatalogen.

Versionierung

Prozesse werden zentral abgelegt und versioniert. Änderungen sind protokolliert, ältere Stände bleiben abrufbar – nachvollziehbar bleibt damit, welcher Ablauf zu welchem Zeitpunkt galt.

Bei der Aufarbeitung eines Vorfalls ist das die entscheidende Frage: nicht, wie der Prozess heute aussieht, sondern wie er damals aussah. Die Ablage teilt sich die Modellierung mit der Dokumentenverwaltung; im Gesamtsystem sitzt sie in der ISMS-Software. Weitere Bausteine stehen in der Funktionsübersicht.