Dokumentenverwaltung

Im Audit entscheidet selten, ob ein Dokument existiert – sondern ob es sich innerhalb von Minuten finden lässt und ob erkennbar ist, welche Fassung gilt. Die Dokumentenverwaltung der Plattform ist auf genau diese beiden Fragen zugeschnitten.

Was die Dokumentenverwaltung ablegt

Dienstleisterverträge und Auftragsverarbeitungsverträge. Richtlinien, Arbeitsanweisungen und Betriebsvereinbarungen. Auditberichte, Prüfnachweise, Schulungsbescheinigungen, Zertifikate und die technische Dokumentation. Die gängigen Dateiformate werden unterstützt.

Die Ordnerstruktur ist nicht leer, sondern an den Standards ausgerichtet, nach denen später geprüft wird – DSGVO, ISO 27001, VdS 10000. Das nimmt die Frage ab, die sonst am Anfang steht: wie man das Ganze sinnvoll sortiert.

Gefunden wird über Volltextsuche und Filter nach Dateityp, Datum und Einstufung. Bei einigen hundert Dokumenten ist das der Unterschied zwischen einer Auskunft im Termin und einer Nachreichung.

Versionierung ist der eigentliche Punkt

Jede Änderung wird protokolliert: wer, wann, welche Fassung. Ältere Stände bleiben abrufbar.

Das klingt nach einer Nebensache und ist die häufigste Lücke in geteilten Laufwerken. Eine Richtlinie liegt dort dreimal – als richtlinie.docx, richtlinie_neu.docx und richtlinie_final_v2.docx –, und niemand kann sagen, welche Fassung im fraglichen Zeitraum galt. Genau danach wird aber gefragt, wenn ein Vorfall aufgearbeitet wird.

Fristen laufen mit

Aufbewahrungsfristen werden überwacht, anstehende Löschungen rechtzeitig angekündigt. Damit wird aus dem Löschkonzept etwas, das im Betrieb tatsächlich wirkt, statt ein Dokument zu bleiben, das die Fristen nur beschreibt.

Für die Vorlage bei einer Behörde oder im Audit erzeugen Sie aus der Ablage heraus einen PDF-Export – einzeln oder als zusammengestelltes Paket.

Unterschied zu einem allgemeinen Dokumentenmanagement

Ein Dokumentenmanagementsystem legt Dateien ab. Hier sind die Dokumente mit den Gegenständen verknüpft, auf die sie sich beziehen: ein AVV mit dem Dienstleister und den betroffenen Verarbeitungen, ein Maßnahmennachweis mit der Maßnahme, ein Schulungsnachweis mit der Person.

Der praktische Unterschied zeigt sich beim Wechsel eines Dienstleisters. In einer reinen Ablage müssen Sie zusammensuchen, was betroffen ist. Hier ist es verknüpft – einschließlich der Verarbeitungen, die nachgezogen werden müssen.

Wo die Dokumentenverwaltung im Gesamtsystem sitzt, zeigen das Datenschutzmanagementsystem und die ISMS-Software. Weitere Bausteine stehen in der Funktionsübersicht.

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