Compliance-Dashboard

Die Frage „wie stehen wir eigentlich da?” lässt sich in den meisten Unternehmen nicht kurzfristig beantworten – die Auskunft entsteht erst, wenn jemand mehrere Stellen abfragt und zusammenrechnet. Das Compliance-Dashboard nimmt diesen Zwischenschritt weg.

Was das Compliance-Dashboard zusammenführt

Angezeigt werden die Größen, aus denen sich der Stand tatsächlich ergibt: offene Aufgaben mit ihrer Priorität, der Schulungsstand der Belegschaft, laufende Betroffenenanfragen, der Erfüllungsgrad der Managementsysteme und die Punkte mit erhöhtem Risiko. Dazu der Fortschritt in den Checklisten, die gerade abgearbeitet werden.

Die Werte stammen dabei aus den Modulen selbst – aus dem Verarbeitungsverzeichnis, den Folgenabschätzungen, den Risikoanalysen, den Audits, dem Aufgabensystem. Niemand pflegt sie ein zweites Mal, und deshalb sind sie so aktuell wie die Arbeit dahinter.

Jede Kennzahl führt in die Bearbeitung. Das ist der Unterschied zu einer Auswertung: Sie sehen nicht nur, dass zwölf Aufgaben offen sind, sondern öffnen sie an derselben Stelle.

Warum Fristen der wichtigste Teil sind

Von allem, was ein solches Dashboard anzeigen kann, sind die Fristen das, was tatsächlich Schaden verhindert. Eine Betroffenenanfrage ist nach Art. 12 Abs. 3 DSGVO grundsätzlich binnen eines Monats zu beantworten. Eine meldepflichtige Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten muss nach Art. 33 DSGVO binnen 72 Stunden bei der Aufsichtsbehörde sein – wie das abläuft, steht unter Datenschutzvorfall.

Beides sind Fristen, die nicht deshalb gerissen werden, weil jemand sie nicht kennt, sondern weil der Vorgang zwischenzeitlich aus dem Blick gerät. Kritische Termine werden deshalb hervorgehoben, bevor sie ablaufen – nicht danach.

Verschiedene Rollen, verschiedene Ansichten

Ein Datenschutzbeauftragter braucht andere Zahlen als ein Informationssicherheitsbeauftragter, und beide andere als die Geschäftsführung. Die Ansicht richtet sich deshalb nach der Rolle; darüber hinaus lässt sie sich einrichten.

Das ist weniger eine Bequemlichkeit als eine Voraussetzung dafür, dass die Übersicht benutzt wird. Ein Bildschirm mit vierzig Kacheln, von denen dreißig einen nichts angehen, wird nach zwei Wochen nicht mehr geöffnet.

Berichte an die Leitung

Der Stand aller Bereiche lässt sich als Bericht ausgeben – für die Geschäftsführung, ein Aufsichtsgremium oder eine Konzernmutter. Über den PDF-Export entsteht daraus eine Unterlage, die sich weitergeben lässt.

Für Unternehmensgruppen ist das der häufigste Grund, überhaupt ein solches System einzuführen: Ohne gemeinsame Datenbasis besteht der Konzernbericht aus Zulieferungen unterschiedlichen Alters und unterschiedlicher Definition.

Wo das Dashboard im Gesamtsystem sitzt, zeigen das Datenschutzmanagementsystem und die ISMS-Software. Weitere Bausteine stehen in der Funktionsübersicht.