PDF-Export

Die Dokumentation liegt im System – gebraucht wird sie außerhalb davon: bei der Aufsichtsbehörde, beim Auditor, beim Kunden, der Nachweise verlangt. Der PDF-Export erzeugt daraus Unterlagen, die man weitergeben kann.

Wofür der PDF-Export gebraucht wird

Der häufigste Anlass ist eine Anfrage mit Frist. Verlangt wird dann meist eines von dreien: das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 DSGVO, der Nachweis der technischen und organisatorischen Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO oder die Unterlagen zu einem konkreten Vorgang.

Alle drei entstehen aus dem aktuellen Datenbestand, nicht aus einer Kopie. Das ist der wesentliche Punkt: Was Sie herausgeben, entspricht dem Stand des Systems zum Zeitpunkt des Exports – nicht dem einer Datei, die vor acht Monaten zusammengestellt wurde.

Mehrere Nachweise lassen sich zu einem Paket bündeln, statt sie einzeln zusammenzusuchen. Für Dienstleister und Partner können Sie einzelne Dokumente ausgeben und über einen Link bereitstellen.

Word, wenn weitergearbeitet wird

Nicht jedes Dokument ist am Ende seines Weges. Für Unterlagen, die intern noch abgestimmt, ergänzt oder in eigene Dokumente übernommen werden, gibt es den Word-Export. Typisch ist das bei Konzernvorlagen, in die ein Abschnitt eingefügt werden soll, und bei Entwürfen, die noch durch eine Freigabe müssen.

Exportiert wird wahlweise auf Deutsch oder Englisch – ausreichend für Konzernmütter und ausländische Geschäftspartner, die Nachweise anfordern.

Aufbereitung

Umfangreiche Unterlagen bekommen ein verlinktes Inhaltsverzeichnis mit Seitenzahlen. Bei einem Verarbeitungsverzeichnis mit siebzig Einträgen entscheidet das darüber, ob ein Prüfer die gesuchte Stelle findet oder nachfragt.

Ihr Erscheinungsbild lässt sich hinterlegen, sodass Logo, Farben und Schriften ohne Nacharbeit übernommen werden. Das ist keine Kosmetik: Wer Unterlagen an Kunden gibt, will sie nicht vorher durch Word schleifen.

Was ein Export nicht ersetzt

Eine PDF-Datei ist ein Abzug, kein Beweismittel besonderer Art. Nachvollziehbar bleibt der Stand über die Dokumentenverwaltung mit ihrer Versionierung – dort ist protokolliert, wann welche Fassung galt.

Und ein Export macht keine Dokumentation vollständig. Er zeigt, was erfasst ist. Lücken werden dabei sichtbar, aber nicht geschlossen; das leisten die Prüfschritte im Datenschutzmanagementsystem. Weitere Bausteine stehen in der Funktionsübersicht.

Kontakt