Datenmigration

Kein Unternehmen führt ein Compliance-System ein, weil es bei null steht. Es gibt ein Verzeichnis in einer Tabelle, Verträge in einem Laufwerk, eine Maßnahmenbeschreibung als Dokument und eine Liste von Dienstleistern, die jemand einmal angelegt hat. Die Datenmigration entscheidet darüber, ob dieser Bestand mitkommt – oder ob das neue System ein Jahr lang leer bleibt.

Was sich übernehmen lässt

Strukturierte Bestände. Ein Verzeichnis in Tabellenform, eine Dienstleisterliste, ein Inventar von Systemen – überall dort, wo Spalten existieren, lässt sich zuordnen: welche Spalte wird welches Feld.

Dokumente. Verträge, Maßnahmenbeschreibungen, Auditberichte, Folgenabschätzungen. Sie werden abgelegt und mit dem Objekt verknüpft, zu dem sie gehören – ein Vertrag zum Dienstleister, eine Folgenabschätzung zur Verarbeitung.

Belegschaftsdaten kommen nicht per Import, sondern über den laufenden Abgleich – siehe Mitarbeiterabgleich.

Was Handarbeit bleibt

Hier lohnt Ehrlichkeit, weil die Erwartung sonst kippt.

Freitext lässt sich nicht in Struktur verwandeln. Wo in einer Tabelle unter „Empfänger” der Satz steht „diverse Dienstleister, siehe Vertragsordner”, entsteht daraus kein Datensatz. Solche Felder müssen nachgearbeitet werden – und das ist keine Schwäche des Imports, sondern eine Eigenschaft des Ausgangsmaterials.

Verknüpfungen entstehen nicht von selbst. Dass eine bestimmte Verarbeitung über ein bestimmtes System läuft und dafür ein bestimmter Dienstleister zuständig ist, steht in getrennten Dateien und ist niemandem zugeordnet. Genau diese Verknüpfungen sind aber der Nutzen des Systems – sie herzustellen ist die eigentliche Einführungsarbeit.

Was fehlt, fehlt weiterhin. Ein Import macht ein unvollständiges Verzeichnis nicht vollständig. Er macht die Lücken nur sichtbar, was für sich genommen schon nützlich ist.

Die Gelegenheit dabei

Eine Migration ist der einzige Zeitpunkt, zu dem ohnehin jeder Eintrag angefasst wird. Das ist die Gelegenheit für Fragen, die im Regelbetrieb nie gestellt werden: Gibt es diese Verarbeitung noch? Ist der Dienstleister noch beauftragt? Stimmt die Löschfrist, oder wurde sie nie festgelegt?

Erfahrungsgemäß fällt dabei ein erheblicher Teil des Altbestands weg – Verarbeitungen, die seit Jahren nicht mehr stattfinden, Verträge mit Anbietern, die abgelöst wurden. Wer alles überträgt, um nichts zu verlieren, überträgt auch den Ballast.

Der Weg nach draußen

Eine Frage, die bei der Einführung niemand stellt und bei der Ablösung jeder: Wie kommen die Daten wieder heraus? Export in einem brauchbaren Format, Fristen, Löschung nach Vertragsende – das gehört vor dem Beginn geklärt, nicht danach. Es ist dieselbe Frage, die wir Ihnen für Ihre eigenen Dienstleister empfehlen: Lieferantenaudit.

Grenzen

Ein Import ist keine Einführung. Er verkürzt den Anfang; die Zuständigkeiten, die Wiedervorlagen und die Pflege entstehen dadurch nicht.

Er ersetzt die Bestandsaufnahme nicht. Was nie erhoben wurde, lässt sich nicht importieren – siehe Verarbeitungsverzeichnis.