AVV digital abschließen

Ein Auftragsverarbeitungsvertrag ist selten kompliziert – aber er ist häufig. Bei jedem neuen Dienstleister derselbe Vorgang: Vorlage suchen, ausfüllen, versenden, warten, nachfassen, ablegen. Wer den AVV digital abschließen kann, spart sich vor allem die Schritte vier bis sechs.

Der Weg vom Entwurf zur Unterschrift

Die Vorlage wird mit den Angaben aus dem Dienstleistereintrag befüllt – Firma, Ansprechpartner, Gegenstand der Verarbeitung. Sie prüfen, passen an und versenden. Statt der Vorlage können Sie ebenso ein eigenes Vertragsmuster verwenden.

Der Auftragsverarbeiter erhält den Vertrag per E-Mail und unterzeichnet elektronisch. Die Signatur folgt dem europäischen Rahmen nach der eIDAS-Verordnung. Der unterzeichnete Vertrag wird anschließend abgelegt, ohne dass jemand ihn ablegen muss.

Ein häufiges Missverständnis dazu: Für den Auftragsverarbeitungsvertrag ist die elektronische Form ausdrücklich zugelassen. Art. 28 Abs. 9 DSGVO nennt sie neben der Schriftform – der Weg über Drucker, Kugelschreiber und Post ist also nicht nur unbequem, sondern auch nicht verlangt.

Der TOM-Anhang entsteht mit

Zu jedem AVV gehört die Anlage mit den technischen und organisatorischen Maßnahmen. Sie wird aus den erfassten Maßnahmen erzeugt und dem Vertrag beigefügt.

Das ist der Punkt, an dem sich Zeit gewinnt und Fehler vermeiden lassen. In der Praxis liegt diese Anlage sonst als eigene Datei vor, wird über Jahre nicht angefasst und beschreibt am Ende einen Stand, den es nicht mehr gibt – während im Vertrag steht, dass sie verbindlich ist.

Warum sich der AVV digital abschließen lässt, ohne die Kontrolle zu verlieren

Der Status zeigt, welche Verträge unterschrieben sind und welche nicht. Bei ausstehenden Unterschriften werden Erinnerungen versendet – automatisch, nicht durch jemanden, der eine Liste durchgeht.

Das adressiert die typische Lücke: Nicht der fehlende Vertrag ist das Problem, sondern der versendete, der nie zurückkam. Bei einer Prüfung ist beides gleich schlecht.

Nach der Unterschrift

Unterzeichnete Verträge sind mit den betroffenen Verarbeitungen im Verzeichnis verknüpft. Wird ein Dienstleister gewechselt, ist damit sichtbar, was daran hängt.

Laufzeiten und Kündigungsfristen werden überwacht. Nachvollziehbar bleibt für jeden Dienstleister, seit wann welche Fassung gilt – abgelegt in der Dokumentenverwaltung mit Versionsstand.

Was inhaltlich in einen solchen Vertrag gehört, steht unter Auftragsverarbeitungsvertrag. Wo die Funktion im Gesamtsystem sitzt, zeigt das Datenschutzmanagementsystem; weitere Bausteine stehen in der Funktionsübersicht.