REST-Schnittstelle

Compliance-Software scheitert im Alltag selten an fehlenden Funktionen, sondern daran, dass jemand Daten ein zweites Mal eintippen soll. Die REST-Schnittstelle ist der Weg, das zu vermeiden.

Der Regelfall: Personaldaten

Der mit Abstand häufigste Anwendungsfall ist die Übernahme der Mitarbeitendendaten aus dem Personalsystem – einmalig und danach im laufenden Abgleich.

Der Grund ist unspektakulär und wirkt sofort. Ohne Anbindung pflegt jemand Eintritte, Austritte und Abteilungswechsel doppelt: einmal im Personalsystem, einmal in der Compliance-Software. Das wird eine Zeit lang gemacht und dann nicht mehr. Danach zeigt der Schulungsstand Personen an, die längst ausgeschieden sind, und übersieht die, die neu hinzugekommen sind – der Nachweis ist wertlos.

Ist das Personalsystem angebunden, entfällt der Pflegeaufwand, und die Zahlen stimmen ohne Zutun.

Was die REST-Schnittstelle sonst erreichbar macht

Alle Module sind über die Schnittstelle ansprechbar. Verarbeitungstätigkeiten, Anlagen, Risiken, Dokumente und Aufgaben lassen sich auslesen, anlegen und aktualisieren. Die Schnittstelle folgt REST-Grundsätzen und arbeitet mit JSON – für eine IT-Abteilung ist das erwartbares Handwerk, keine Sonderanfertigung.

Praktisch genutzt wird das vor allem in drei Richtungen:

  • Warenwirtschaft und ERP: Angaben zu Dienstleistern und Verträgen dort pflegen, wo sie ohnehin entstehen.
  • Ticket- und Projektwerkzeuge: Aufgaben aus der Compliance in die Werkzeuge übergeben, in denen die Fachbereiche arbeiten, statt sie zu einem zweiten Werkzeug zu zwingen. Der Stand kommt zurück.
  • Eigene Anwendungen: Prüfungen in bestehende Abläufe einbetten – etwa eine Datenschutzprüfung, die beim Anlegen eines neuen Dienstleisters ausgelöst wird.

Ereignisse statt Abfragen

Über Webhooks meldet das System von sich aus, wenn etwas geschieht, statt darauf zu warten, dass ein anderes System nachfragt.

Das ist die Grundlage für Abläufe, die tatsächlich automatisch laufen: Ein Vorfall wird erfasst und löst die Benachrichtigung im Betriebsführungssystem aus; ein Vertrag läuft ab und erzeugt eine Aufgabe im Einkauf. Ohne Ereignisse müsste ein Dienst regelmäßig abfragen – mehr Aufwand bei schlechterer Aktualität.

Zugriff und Absicherung

Der Zugriff wird über OAuth 2.0 und Schlüssel abgesichert. Eine Dokumentation mit Beispielen liegt vor.

Ein Hinweis, der zum Thema gehört: Eine Schnittstelle ist ein Zugang zu personenbezogenen Daten und fällt damit unter die Anforderungen des Art. 32 DSGVO. Wer sie einrichtet, sollte Rechte eng vergeben, Schlüssel getrennt je System führen und die Zugriffe protokollieren – das gilt für die eigene Anbindung ebenso wie für die eines Dienstleisters.

Wo die Schnittstelle im Gesamtsystem sitzt, zeigen die ISMS-Software und das Datenschutzmanagementsystem; weitere Bausteine stehen in der Funktionsübersicht.

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