Hinweisgeberportal

Ob ein Meldekanal benutzt wird, entscheidet sich in den ersten dreißig Sekunden: Wer den Eindruck hat, dass die Meldung zurückverfolgt werden kann, meldet nicht. Das Hinweisgeberportal ist auf diesen Moment hin gebaut.

Wie eine Meldung im Hinweisgeberportal eingeht

Der Zugang läuft über eine eigene Adresse, die Sie im Intranet, im Handbuch oder auf der Website bekannt machen. Erreichbar ist sie für Beschäftigte ebenso wie für Externe – Lieferanten, Bewerberinnen und Bewerber, ehemalige Mitarbeitende.

Gemeldet wird anonym oder mit Namen. Dateianhänge sind möglich, ebenso Sprachaufnahmen für alle, denen das Schreiben schwerfällt oder die einen Sachverhalt lieber erzählen.

Die Erfassung ist dabei strukturiert. Das ist nicht nur eine Formalität: Eine Meldung, die in drei Sätzen aus einem Postfach besteht, lässt sich kaum bearbeiten – gefragt werden muss ohnehin, und dafür braucht es den Rückkanal.

Anonym heißt nicht einseitig

Der wichtigste Punkt am Portal ist die Rückfragemöglichkeit. Die hinweisgebende Person behält einen geschützten Zugang zu ihrem Vorgang und kann Nachfragen beantworten, ohne ihre Identität preiszugeben.

Ohne diese Möglichkeit endet eine anonyme Meldung fast immer als unaufklärbar: Der geschilderte Sachverhalt reicht nicht, niemand kann nachfragen, der Vorgang wird geschlossen. Genau daran scheitern anonyme Briefkästen.

Zugleich ist der Rückkanal die Voraussetzung dafür, die Rückmeldung nach § 17 HinSchG überhaupt zustellen zu können.

Die Fallakte und die Fristen

Jeder Vorgang wird als Fall geführt – mit Bearbeitungsstand, Notizen, Anhängen und dem Schriftwechsel. Was dort dokumentiert ist, lässt sich bei einer Prüfung belegen.

Zwei Fristen laufen dabei mit. § 17 HinSchG verlangt eine Eingangsbestätigung binnen sieben Tagen und eine Rückmeldung über ergriffene Maßnahmen binnen drei Monaten. Beide werden überwacht und rechtzeitig angekündigt.

Erfahrungsgemäß ist das die eigentliche Fehlerquelle. Die Einrichtung eines Kanals gelingt fast überall; die Sieben-Tage-Frist reißt, weil die Meldung an einem Freitag einging und die zuständige Person im Urlaub war.

Wer Zugriff hat

Meldungen werden verschlüsselt gespeichert; Zugriff hat nur die mit der internen Meldestelle beauftragte Person. Die Vertraulichkeit ihrer Identität schuldet das Unternehmen der hinweisgebenden Person nach dem Gesetz – ein Zugriff „nur für den Notfall” durch die IT oder die Geschäftsführung verträgt sich damit nicht.

Wer die Rolle übernehmen kann und was das an Fachkunde voraussetzt, steht unter Meldestellen-Software. Soll die Bearbeitung außer Haus, führt der Weg zum externen Meldestellenbeauftragten.

Wo das Portal im Gesamtsystem sitzt, zeigt das Modul Meldestelle; die rechtlichen Anforderungen stehen unter Hinweisgeberschutz. Weitere Bausteine finden Sie in der Funktionsübersicht.

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