Meldestellen-Software
Eine interne Meldestelle besteht aus zwei Teilen: einem Kanal, über den Hinweise sicher eingehen, und einer Person, die sie bearbeitet. Unsere Meldestellen-Software übernimmt den ersten Teil vollständig – und macht sichtbar, was für den zweiten noch fehlt.
Was die Meldestellen-Software kostet
Abgerechnet wird nach aktivierten Modulen, nicht nach der Zahl Ihrer Mitarbeitenden.
| Umfang | Preis |
|---|---|
| Ein Modul | ab 39 € monatlich |
| Zwei Module | 58 € monatlich |
| Drei Module | 97 € monatlich |
Die Meldestelle ist eines dieser Module. Kommen später das Datenschutzmanagementsystem oder die ISMS-Software hinzu, gilt die Staffel – nicht die Summe der Einzelpreise. Module lassen sich monatlich zu- und abschalten.
Getrennt davon stehen zwei Positionen, die keine Softwarekosten sind: die Fachkunde nach § 15 HinSchG mit 175 € je Mitarbeitendem und die Betreuung durch einen externen Meldestellenbeauftragten ab 127 € im Monat. Ob Sie eine davon brauchen, entscheidet sich weiter unten.
Was enthalten ist
Der Meldekanal. Hinweisgebende Personen melden über ein Webformular, auf Wunsch anonym. Anonym heißt dabei nicht einseitig: Der weitere Austausch bleibt möglich, ohne dass die Person ihre Identität offenlegen muss – sonst lässt sich ein Sachverhalt nicht aufklären.
Die Fristenüberwachung. § 17 HinSchG verlangt eine Eingangsbestätigung binnen sieben Tagen und eine Rückmeldung binnen drei Monaten. Beide Fristen laufen im System mit und melden sich, bevor sie ablaufen. Das ist die häufigste Fehlerquelle im laufenden Betrieb – nicht die Einrichtung.
Die Fallakte. Jeder Vorgang wird mit Bearbeitungsstand, Notizen und Nachweisen geführt. Was dokumentiert ist, lässt sich später belegen; was in E-Mail-Postfächern liegt, nicht.
Die Vertraulichkeit. Betrieb in Deutschland, verschlüsselte Übertragung und Ablage, Zugriff beschränkt auf die benannte Person. Die Vertraulichkeit der Identität ist keine Komfortfunktion, sondern eine Pflicht des Gesetzes.
Die Nachweise. Bericht über eingegangene Meldungen und ihre Bearbeitung, verfügbar über die Dokumentenverwaltung und als PDF-Export. Das öffentlich erreichbare Hinweisgeberportal und das Dashboard für den Überblick gehören dazu.
Was das Modul im Einzelnen leistet, steht unter Meldestelle.
Was die Software nicht abnimmt
Die Technik ist der einfachere Teil. Zwei Dinge bleiben bei Ihnen:
Die fachkundige Person. § 15 HinSchG verlangt, dass die mit der Meldestelle betraute Person über die nötige Fachkunde verfügt. Die lässt sich erwerben – unser Fachkundekurs schließt mit einem Nachweis ab, 175 € je Mitarbeitendem –, aber sie lässt sich nicht durch Software ersetzen.
Eine Person ohne Interessenkonflikt. Hier scheitern die meisten internen Lösungen. Geschäftsführung, Compliance- und Personalleitung kommen regelmäßig nicht in Frage: Eine Meldung betrifft häufig genau diesen Kreis oder dessen Entscheidungen. Wer intern niemanden benennen kann, hat kein Technikproblem.
Software oder Betreuung
| Ihre Lage | Passende Lösung | Kosten |
|---|---|---|
| Geeignete interne Person vorhanden, Fachkunde fehlt noch | Software + Fachkundekurs | ab 39 € monatlich + 175 € einmalig je Person |
| Keine geeignete interne Person | externer Meldestellenbeauftragter | ab 127 € monatlich |
| Fallbearbeitung soll grundsätzlich außer Haus | externer Meldestellenbeauftragter | ab 127 € monatlich |
Der Unterschied ist keine Preisfrage, sondern eine der Zuständigkeit. Die Software löst die Technik. Der Beauftragte übernimmt zusätzlich die Bearbeitung – einschließlich der unangenehmen Fälle, bei denen die Unabhängigkeit den Ausschlag gibt.
Mehrere Gesellschaften
Unternehmensgruppen führen ihre Gesellschaften in einer Umgebung: gemeinsame Vorgaben, getrennte Fallakten, ein Berichtsstand für die Konzernebene. Die Alternative – jede Gesellschaft mit eigener Lösung – erzeugt genau die Uneinheitlichkeit, die bei einer Prüfung auffällt.
Was passiert, wenn nichts eingerichtet ist
§ 40 HinSchG sieht ein Bußgeld von bis zu 20.000 € vor, wenn keine interne Meldestelle eingerichtet und betrieben wird. Für schwerere Verstöße – Repressalien gegen hinweisgebende Personen, das Behindern von Meldungen, Verletzungen der Vertraulichkeit – reicht der Rahmen bis 50.000 €.
Praktisch bedeutsamer ist der zweite Fall: Eine eingerichtete, aber schlecht geführte Meldestelle ist die häufigere Konstellation. Wer nicht innerhalb der Fristen reagiert, erfüllt seine Pflicht nicht – auch wenn ein Kanal existiert.
Wer überhaupt verpflichtet ist und was der Betrieb im Einzelnen verlangt, steht unter Hinweisgeberschutz.
Häufige Fragen
Was kostet ein Hinweisgebersystem im Monat? Die Software beginnt bei 39 € monatlich. Kommen Fachkunde oder ein externer Beauftragter hinzu, ändert sich die Rechnung – die Positionen stehen oben getrennt.
Sind anonyme Meldungen möglich? Ja, einschließlich der anschließenden Rückfragen. Ohne diese Möglichkeit ist eine anonyme Meldung selten aufklärbar.
Wie schnell sind wir einsatzbereit? Die Plattform ist binnen 48 Stunden aktiviert. Länger dauert es nur, wenn intern noch offen ist, wer die Rolle übernimmt.
Können wir später auf die Betreuung wechseln? Ja. Die Fälle bleiben im System, die Zuständigkeit wechselt.
Kontakt
Sie sind unsicher, ob Sie eine geeignete interne Person haben? Das ist die entscheidende Frage – und sie lässt sich im Gespräch schnell klären.
- Telefon: +49 6188 99 04 36
- E-Mail: office@dsb-datenschutz.de
- Kontaktformular: Anfrage senden
- Demo vereinbaren
- Meldeportal ansehen – Zugangskennwort
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