HinSchG: Pflichten für Unternehmen

Das HinSchG verlangt keine Absichtserklärung, sondern einen funktionierenden Kanal: eine Stelle, an die sich Beschäftigte wenden können, ohne Nachteile befürchten zu müssen. Wir richten diesen Kanal ein und betreiben ihn auf Wunsch – zu festen Konditionen.

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Wen das HinSchG verpflichtet

Seit dem 2. Juli 2023 müssen Unternehmen ab 50 Mitarbeitenden eine interne Meldestelle unterhalten. Die Schwelle gilt unabhängig von Branche und Rechtsform.

Was eine interne Meldestelle ausmacht

Was der Mittelstand dabei zu lösen hat

Die Pflicht selbst ist schnell gelesen. Schwierig wird die Ausgestaltung, weil zwei Anforderungen gleichzeitig zu erfüllen sind.

Vertraulichkeit. Wer eine Meldung abgibt, muss darauf vertrauen können, dass seine Identität geschützt bleibt. Das ist keine Frage der guten Absicht, sondern der technischen und organisatorischen Einrichtung.

Datenschutz und Verfahren. Eine Meldung enthält personenbezogene Daten – über die meldende Person ebenso wie über die beschuldigte. Beide Seiten haben Rechte, Fristen laufen, und jeder Bearbeitungsschritt gehört dokumentiert.

In einem Konzern übernimmt das eine Compliance-Abteilung. In einem Betrieb mit 60 Beschäftigten gibt es diese Abteilung nicht.

Die Fristen, an denen es scheitert

Das Gesetz gibt einen Ablauf vor, der eingehalten werden muss – und zwar unabhängig davon, ob gerade jemand Urlaub hat.

  • Sieben Tage für die Eingangsbestätigung an die hinweisgebende Person.
  • Drei Monate für die Rückmeldung, welche Folgemaßnahmen ergriffen wurden oder warum keine ergriffen werden.
  • Dazwischen: die Prüfung der Stichhaltigkeit, der Kontakt zur hinweisgebenden Person und, wo nötig, interne Untersuchungen.

Wer diese Fristen versäumt, verliert nicht nur formal. Er verliert das Vertrauen in den internen Kanal – und dann wird nicht mehr intern gemeldet, sondern extern oder öffentlich. Genau das soll die interne Meldestelle verhindern.

Hinzu kommt das Repressionsverbot: Benachteiligungen wegen einer Meldung sind untersagt, und im Streitfall wird zugunsten der hinweisgebenden Person vermutet, dass eine Benachteiligung auf der Meldung beruht. Die Beweislast liegt dann beim Unternehmen. Wer eine Kündigung, Versetzung oder Nichtbeförderung nach einer Meldung ausspricht, muss belegen können, dass sie andere Gründe hatte. Ohne saubere Dokumentation ist das schwer.

Was das Bußgeld betrifft

Wer keine interne Meldestelle einrichtet, obwohl er dazu verpflichtet ist, handelt ordnungswidrig. Ebenso, wer eine Meldung behindert oder gegen die Vertraulichkeit verstößt. Die Bußgeldrahmen des Gesetzes sind gestaffelt und liegen deutlich unter denen der DSGVO – der praktisch teurere Weg führt ohnehin über das Repressionsverbot und die Folgen einer öffentlich gewordenen Meldung.

Drei Wege zur Erfüllung

Beratung zur Meldestelle. Wir analysieren Ihre Ausgangslage und begleiten Sie bis zur fertigen Einrichtung – von der Frage, wer die Rolle übernehmen kann, bis zu den Verfahrensregeln.

Digitales Meldeportal. Ein Meldekanal nach den Vorgaben des Gesetzes, mit verschlüsselter Übertragung und anonymer Rückkommunikation. Ab 39 € im Monat als Software-Modul. Zur Whistleblower-Software

Externer Meldestellenbeauftragter. Wir übernehmen die Rolle als Ombudsperson: Wir richten die Meldestelle ein und bearbeiten eingehende Hinweise. Der Vorteil gegenüber einer internen Besetzung liegt auf der Hand – eine Person von außen steht nicht in Abhängigkeiten zu denen, über die gemeldet wird. Ab 127 € im Monat. Zum externen Meldestellenbeauftragten

Einen Überblick über alle Leistungen gibt die Rubrik Hinweisgeberschutz.

Kontakt

Sie sind unsicher, ob Sie unter die Pflicht fallen oder ob Ihre bestehende Lösung trägt? Das klären wir kurz.