Externer Meldestellenbeauftragter

Wer eine interne Meldestelle betreiben muss, braucht dafür eine qualifizierte Person. Sie verantwortet den gesetzeskonformen Betrieb und bearbeitet eingehende Hinweise fachkundig. Diese Rolle können Sie intern besetzen oder an einen Dienstleister vergeben. Ein externer Meldestellenbeauftragter übernimmt sie vollständig – einschließlich Fristenkontrolle, Vertraulichkeit und Dokumentation.

Was ein Meldestellenbeauftragter leisten muss

Die Rolle ergibt sich aus § 14 HinSchG. Das Gesetz verlangt eine besondere Fachkunde, die ebenfalls gesetzlich festgelegt ist. Ohne diesen Nachweis darf die Meldestelle nicht betrieben werden.

Beim externen Modell betraut Ihr Unternehmen einen Dienstleister mit dem Betrieb der internen Meldestelle. Es handelt sich um eine Auslagerung, für die der Dienstleister in der Regel auf eine eigene Meldestellensoftware zurückgreift.

Wichtig für die Einordnung: Ein Meldestellenbeauftragter ist ausschließlich für Ihre interne Meldestelle zuständig. Hinweisgebende können sich daneben an unabhängige externe Meldestellen wenden – diese liegen nach § 19 ff. HinSchG im Verantwortungsbereich von Behörden und nicht in Ihrem.

Aufgaben im Einzelnen

Das Hinweisgeberschutzgesetz und die zugrunde liegende EU-Whistleblower-Richtlinie beschreiben klar, was zu tun ist. Die Aufgaben lassen sich in zwei Blöcke teilen.

Technischer Betrieb

geeignete Meldekanäle einrichten und dauerhaft betreiben
eingehende Meldungen strukturiert erfassen und bewerten
angemessene Folgemaßnahmen abstimmen und umsetzen
über die Wege zu internen und externen Meldestellen informieren

Schutz und Nachweis

Meldungen und Kommunikation ermöglichen, statt sie zu erschweren
die Identität der hinweisgebenden Person vertraulich behandeln
bei einer Weitergabe an Behörden die betroffene Person informieren
den Datenschutz nach den Maßstäben der DSGVO wahren
alle Meldungen rechtssicher dokumentieren und die Löschfristen einhalten

Interne oder externe Besetzung

Die Entscheidung fällt meist über drei Größen: verfügbares Fachwissen, Unabhängigkeit und Kosten. Ein interner Beauftragter kennt das Haus und kann daneben andere Aufgaben übernehmen. Er unterliegt jedoch dem Kündigungsschutz, muss qualifiziert werden und steht in einem Umfeld, in dem Interessenkonflikte schwer auszuschließen sind.

Interne oder externe Besetzung
Interne Besetzung (⌀ 300–400 € monatlich)	Externe Besetzung (Festpreis, 127 € monatlich)
✔ Keine zusätzlichen Lohnkosten – die Rolle lässt sich mit anderen Aufgaben verbinden, ggf. gegen Gehaltszuschlag.	✔ Planbare Kosten – ein Festpreis, kalkulierbar, und die Arbeit liegt außer Haus.
✔ Vertrauen der Belegschaft – die Person ist bekannt.	✔ Erfahrung aus vielen Mandaten – eingespielte Verfahren statt Eigenentwicklung.
✘ Betriebsblindheit – wer tief in den Strukturen steckt, bewertet sie schwerer objektiv.	✔ Blick von außen – Distanz zu Personen und Abläufen erleichtert die Bearbeitung.
✘ Haftungsrisiko – das Unternehmen haftet für das Handeln eigener Beschäftigter.	✔ Verlagertes Risiko – die Umsetzung liegt bei einem spezialisierten Dienstleister.
✘ Kündigungsschutz für interne Beschäftigte.	✔ Kündbarer Vertrag zur vereinbarten Frist.
✘ Qualifizierungskosten für den Fachkundenachweis.	✔ Keine Ausbildungskosten – Fort- und Weiterbildung trägt der Dienstleister.
	✔ Datenschutz mit abgedeckt – manche Dienstleister bringen zusätzlich die DSGVO-Qualifikation mit.

Für kleine und mittlere Unternehmen ohne eigene Compliance-Abteilung ist die Auslagerung häufig die wirtschaftlichere Lösung. Ausgelagert werden können die Einrichtung und der Betrieb des digitalen Meldesystems, die Auswertung eingehender Meldungen und die gesamte Kommunikation mit hinweisgebenden Personen – ohne dass Sie dafür eigene Personalkapazität aufbauen.

Typische Hürden bei der Umsetzung

Vier Punkte bereiten Unternehmen in der Praxis regelmäßig Schwierigkeiten:

Fehlende Fachkunde. Entweder ist sie nicht im Haus vorhanden, oder sie muss über kostenpflichtige Schulungen aufgebaut werden.
Fristendruck. Die Sorge, eine Frist zu versäumen und dafür belangt zu werden, wächst mit jeder eingehenden Meldung. Bei mehreren Meldungen gleichzeitig oder dünner Personaldecke wird das schnell kritisch.
Interessenkonflikte. Wer die Meldestelle organisatorisch einbindet, muss ausschließen, dass die zuständige Person selbst betroffen sein kann.
Rechtsänderungen. Gesetze, Verordnungen und Behördenempfehlungen entwickeln sich weiter. Wer Schritt halten will, muss den Aufwand entweder tragen oder auslagern.

Was Sie mit uns bekommen

Unser Team besteht aus Juristen, Datenschutzbeauftragten und IT-Fachleuten – drei Fachbereiche, die bei Hinweisen regelmäßig zusammenwirken müssen. Bearbeitet werden alle einschlägigen Meldearten, von Betrug über Korruption bis zu Verstößen gegen den Arbeitsschutz.

Zum Leistungsumfang gehören:

Einrichtung der internen Meldestelle
Annahme und Bearbeitung eingehender Hinweise
vollständige Dokumentation
Absicherung gegen Bußgeldrisiken
Schulung Ihrer Mitarbeitenden zur Sensibilisierung
ein digitales Meldeportal
Unterstützung rund um die Uhr bei kritischen Meldungen
regelmäßige Berichte für die Geschäftsführung

Anonyme und nicht anonyme Meldungen werden gleichermaßen bearbeitet. Das verkürzt die Reaktionszeit auf aufgedeckte Missstände und begrenzt den möglichen Folgeschaden.

Kosten und Vertragsgestaltung

Der Festpreis beginnt bei 127 € im Monat. Die genaue Höhe richtet sich nach der Unternehmensgröße. Zum Vergleich: Für eine interne Besetzung sind durchschnittlich 300 bis 400 € monatlich anzusetzen.

Eine Mindestvertragslaufzeit besteht nicht. Externe Beauftragte unterliegen keinem Kündigungsschutz; der Vertrag ist zur vereinbarten Frist kündbar. Bei internen Beschäftigten ist das anders – dort greift der besondere Kündigungsschutz.

Ihr individuelles Angebot ermitteln Sie über den Kostenkonfigurator.

Häufige Fragen zum externen Meldestellenbeauftragten

Wer kann die Rolle übernehmen? Jede Person mit der gesetzlich geforderten Fachkunde – aus dem eigenen Unternehmen oder von einem externen Dienstleister.

Wie unterscheiden sich interne und externe Meldestelle? Die interne Meldestelle richten Sie selbst ein oder lassen sie für sich betreiben; der Beauftragte ist ausschließlich für sie zuständig. Externe Meldestellen werden von Behörden geführt. Hinweisgebende können frei wählen, an welche Stelle sie sich wenden.

Können anonyme Meldungen bearbeitet werden? Ja. Beide Wege sind vorgesehen und werden gleich behandelt.

Welche Bußgelder drohen? Bei Verstößen gegen die Pflichten aus dem Hinweisgeberschutzgesetz sind Bußgelder bis zu 20.000 € möglich.

Gibt es eine Mindestlaufzeit? Nein. Der Vertrag lässt sich zur vereinbarten Frist beenden.

Was regelt die EU-Whistleblower-Richtlinie? Sie ist die europäische Grundlage, die in Deutschland durch das Hinweisgeberschutzgesetz umgesetzt wurde. Richtlinie und nationales Gesetz sind zwei verschiedene Rechtsakte; maßgeblich für Ihr Unternehmen ist das HinSchG. Den Text der Richtlinie finden Sie bei der Europäischen Kommission, den Gesetzestext unter gesetze-im-internet.de.

Kontakt

Sie möchten die Meldestelle auslagern oder zunächst klären, was für Ihr Unternehmen gilt? Sprechen Sie uns an.