Whistleblower-Software

Die interne Meldestelle ist Pflicht – die Frage ist nur, wie Sie sie betreiben. Ein Postfach und eine Telefonnummer erfüllen die Anforderungen an Vertraulichkeit und Fristenkontrolle in der Praxis nicht. Unsere Whistleblower-Software bildet den gesamten Ablauf digital ab, vom anonymen Eingang bis zur dokumentierten Rückmeldung.

Preise und Pakete

Wen das Hinweisgeberschutzgesetz verpflichtet

Betroffen sind alle Unternehmen und öffentlichen Einrichtungen ab 50 Beschäftigten. Für sie gilt seit dem 2. Juli 2023 die Pflicht, eine interne Meldestelle einzurichten. An diesem Tag trat das Hinweisgeberschutzgesetz in Kraft; § 41 HinSchG bereits am 3. Juni 2023. Zugrunde liegt die EU-Richtlinie 2019/1937, die das Gesetz in nationales Recht überführt.

Verstöße können mit Bußgeldern bis zu 50.000 € geahndet werden.

Hinter der Regelung steht eine einfache Beobachtung: Wer im Betrieb arbeitet, bemerkt Fehlverhalten in der Regel vor allen anderen. Damit dieses Wissen zur Aufklärung beiträgt, statt aus Sorge vor Nachteilen zurückgehalten zu werden, stellt das Gesetz Hinweisgebende unter Schutz.

Was unsere Whistleblower-Software leistet

Sie ist der Ort, an dem Meldungen eingehen, bearbeitet und verwaltet werden – nachvollziehbar und vertraulich. Der praktische Gewinn liegt weniger in der Erfüllung der Pflicht als darin, dass Missstände früh sichtbar werden, solange sie sich noch abstellen lassen.

Betrieben wird die Lösung als Cloud-Dienst nach den Vorgaben der EU-Whistleblower-Richtlinie. Die Spanne reicht von 1 bis 9999 Mitarbeitenden; genutzt wird sie von einzelnen Betrieben ebenso wie von Kommunen und Unternehmensgruppen.

Funktionen im Einzelnen

Funktionen im Einzelnen
Funktion	Bedeutung
Unbegrenzte Fallbearbeiter	Sie legen so viele Bearbeitende an, wie Ihre Organisation braucht – ohne Aufpreis je Kopf
Ende-zu-Ende-Verschlüsselung	Inhalte sind auf dem gesamten Weg geschützt
Meldung per Sprachaufnahme	Wer schriftlich nicht weiterkommt, spricht die Meldung ein
Fristenkontrolle und Reports	Ein Dashboard zeigt Status und Fristen jedes Vorgangs, ergänzt um E-Mail-Berichte
14 Sprachen	Für Belegschaften, die nicht durchgehend deutschsprachig sind
Schulungsmaterial	Wiki und Support für die Einarbeitung der Bearbeitenden
Individualisierung	Branding und Formulare lassen sich an Ihre Organisation anpassen

Mitgeliefert werden außerdem die datenschutzrechtlichen Unterlagen, die der Betrieb einer Meldestelle verlangt: Datenschutz-Folgenabschätzung, Datenschutzerklärung und Verarbeitungsverzeichnis.

Wie eine Meldung abläuft

Die hinweisgebende Person ruft Ihr Meldeportal auf und schildert den Sachverhalt – schriftlich oder als Sprachaufnahme. Eine Identifizierung ist dafür nicht nötig.

Statt einer Kontaktadresse erhält sie eine PIN. Über diese PIN bleibt der Dialog offen: Rückfragen der Meldestelle sind möglich, Antworten ebenso, und der Bearbeitungsstand ist jederzeit einsehbar. Anonymität und Kommunikationsfähigkeit schließen sich damit nicht aus – das ist der Punkt, an dem einfache Postfachlösungen scheitern.

Auf Seiten der Meldestelle läuft der Vorgang durch die vorgesehenen Schritte, mit Fristen, die das System überwacht. Was geschehen ist, bleibt dokumentiert. Wie die Umsetzung im Einzelnen aussieht

Preis

Ab 39 € im Monat als Software-Modul – unabhängig davon, wie viele Mitarbeitende Sie beschäftigen. Der volle Funktionsumfang ist enthalten; es gibt keine Version, in der wesentliche Funktionen fehlen.

Wenn Sie die Meldestelle nicht selbst betreiben wollen, übernimmt das der externe Meldestellenbeauftragte ab 127 € im Monat.

Kontakt

Sie wollen das System im Betrieb sehen, bevor Sie sich entscheiden?

Meldeportal ansehen. So begegnet das Portal einer hinweisgebenden Person: hinschg.hinweisgeberschutzsystem.de – Zugangskennwort dsbdatenschutz.