Ombudsperson im Hinweisgeberschutz

Die Ombudsperson ist die älteste Antwort auf ein Problem, das das Hinweisgeberschutzgesetz später gesetzlich geregelt hat: Wer einen Missstand meldet, will nicht mit demjenigen sprechen, der davon betroffen sein könnte. Viele Unternehmen setzen sie ein, ohne dass klar ist, welche Rolle sie im gesetzlichen Gefüge einnimmt.

Was der Begriff bezeichnet

Anders als der Meldestellenbeauftragte ist die Ombudsperson kein gesetzlicher Begriff. Gemeint ist eine externe, unabhängige Vertrauensperson – häufig eine Rechtsanwältin oder ein Rechtsanwalt –, an die sich Beschäftigte wenden können, ohne den Dienstweg zu gehen.

Wichtig ist die Einordnung: Betraut ein Unternehmen die Ombudsperson mit den Aufgaben der internen Meldestelle, dann ist sie die interne Meldestelle im Sinne des Gesetzes – mit allen Pflichten. Nimmt sie Hinweise nur entgegen und leitet sie weiter, ist sie ein zusätzlicher Kanal, und die Meldestelle bleibt anderswo.

Beides ist zulässig. Nicht zulässig ist die dritte Variante, die in der Praxis am häufigsten vorkommt: die Ombudsperson wird eingerichtet und man geht davon aus, damit sei die gesetzliche Pflicht erfüllt – ohne dass jemand geprüft hat, wer die Fristen wahrt.

Was sie gegenüber einer internen Besetzung leistet

Distanz zur Hierarchie. Der wesentliche Punkt. Wer eine Meldung erwägt, wägt vor allem ab, ob sie ihm schaden kann. Eine Stelle außerhalb des Unternehmens senkt diese Hürde messbar.

Fachkunde ohne interne Freistellung. Das Gesetz verlangt die notwendige Fachkunde. Sie extern einzukaufen ist für kleinere Häuser meist der wirtschaftlichere Weg als eine eigene Fachkundeschulung samt Fortbildung.

Keine Interessenkonflikte. Personalleitung, Rechtsabteilung und Revision sind häufig selbst Gegenstand von Meldungen oder beraten die Geschäftsführung. Bei einer externen Stelle stellt sich diese Frage nicht.

Erreichbarkeit. Fristen laufen auch im Urlaub.

Das Anwaltsmodell und seine Grenzen

Ein häufiges Argument für eine Kanzlei ist das Zeugnisverweigerungsrecht: Rechtsanwälte könnten die Identität des Hinweisgebers auch gegenüber Behörden und Gerichten schützen.

Der Punkt ist richtig, wird aber überdehnt. Das Zeugnisverweigerungsrecht knüpft an das Mandatsverhältnis an – und Mandant ist in dieser Konstruktion das Unternehmen, nicht die hinweisgebende Person. Ob und wie weit der Schutz im Einzelfall reicht, hängt an der Ausgestaltung und ist nicht in jeder Konstellation gesichert.

Zwei weitere Punkte gehören zur ehrlichen Betrachtung. Erstens: Die Vertraulichkeitspflicht des Gesetzes gilt für jede Meldestelle, gleich wer sie besetzt – der anwaltliche Rahmen fügt eine Ebene hinzu, ist aber nicht die Grundlage des Schutzes. Zweitens: Eine Kanzlei, die das Unternehmen auch in arbeitsrechtlichen Auseinandersetzungen vertritt, ist für die Rolle ungeeignet. Genau dieser Fall kommt vor.

Was in jedem Fall geregelt sein muss

Unabhängig davon, wer die Rolle übernimmt:

Der Umfang. Nur Entgegennahme oder auch Prüfung, Rückmeldung und Folgemaßnahmen?
Die Fristen. Wer bestätigt den Eingang, wer meldet zurück, wer überwacht die Termine?
Die Schnittstelle ins Unternehmen. An wen geht ein bestätigter Hinweis, und was passiert, wenn genau diese Stelle betroffen ist?
Der anonyme Rückkanal. Ohne ihn lässt sich eine unvollständige anonyme Meldung nicht aufklären – daran scheitern Verfahren häufiger als an Missbrauch.
Die Dokumentation. Vollständig, nachweisbar, mit Löschfristen.
Der Datenschutz. Rolle der Ombudsperson – Auftragsverarbeitung oder eigene Verantwortlichkeit –, Zugriffsrechte, Aufbewahrung. Siehe Datenschutz-Folgenabschätzung für das Hinweisgebersystem.

Ombudsperson oder externer Meldestellenbeauftragter?

Der Unterschied ist weniger inhaltlich als vertraglich. Der externe Meldestellenbeauftragte ist die Rolle, die das Gesetz kennt, mit definiertem Leistungsumfang und einem laufenden Vertrag – ab 127 € im Monat, siehe Preise. Die Ombudsperson ist die traditionelle Bezeichnung derselben Funktion, häufig anwaltlich besetzt und nach Aufwand abgerechnet.

Für die meisten mittelständischen Unternehmen ist die Kostenfrage entscheidend: Eine Rolle, die selten in Anspruch genommen wird, aber dauerhaft besetzt sein muss, lässt sich mit einer Pauschale besser planen als mit Stundensätzen.

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