KI-Kompetenz für Ihre Mitarbeitenden

Seit dem 2. Februar 2025 gilt Art. 4 der KI-Verordnung: Wer KI-Systeme anbietet oder betreibt, muss für ein ausreichendes Maß an KI-Kompetenz bei allen Personen sorgen, die damit arbeiten. Die Pflicht hängt nicht an der Risikoklasse des Systems und nicht an der Unternehmensgröße. Sie gilt für Unternehmen und öffentliche Stellen gleichermaßen.

Es ist die erste Anforderung der Verordnung, die im Mittelstand tatsächlich greift – und die am häufigsten übersehene.

Besteht bei Ihnen Schulungspflicht? Fünf Fragen genügen für eine erste Einordnung. Sie bekommen sie sofort im Anschluss – noch bevor wir nach Ihren Kontaktdaten fragen.

Setzen Sie bereits KI-Systeme ein?

Vermutlich ja, und vermutlich mehr als gedacht. KI steckt heute in Werkzeugen, die niemand als „KI-System” gekauft hat:

• Text und Bild. Formulierungshilfen, Übersetzung, Zusammenfassung, Bildbearbeitung – oft als Funktion in Software, die längst im Haus ist.
• Datenanalyse. Automatisierte Auswertung, Prognosen, Anomalieerkennung in Tabellen- und Auswertungswerkzeugen.
• Betriebssysteme und Browser. Assistenzfunktionen, die mit einem Update dazukamen, ohne dass jemand sie bestellt hat.
• Suche. Auch die großen Suchmaschinen arbeiten inzwischen mit KI-gestützten Antworten.

Der letzte Punkt ist der unbequemste: Wer beruflich sucht, verwendet ein KI-System – die Frage nach der Kompetenzpflicht stellt sich damit deutlich früher, als die meisten annehmen. Wo genau die Grenze zwischen bloßer Nutzung und Betreiberrolle nach Art. 3 Nr. 4 KI-VO verläuft, ist im Einzelfall zu prüfen. Der erste Schritt ist immer derselbe: eine Bestandsaufnahme, welche Systeme überhaupt im Einsatz sind.

Was die KI-Verordnung verlangt

Die KI-Verordnung ist am 2. August 2024 in Kraft getreten und schafft einen einheitlichen Rechtsrahmen für künstliche Intelligenz in der EU. Als Verordnung gilt sie unmittelbar in allen Mitgliedstaaten; eine nationale Umsetzung ist nicht erforderlich.

Ihre Anforderungen greifen gestaffelt. Für den Mittelstand sind drei Daten wichtig:

Was KI-Kompetenz umfasst

Art. 3 Nr. 56 KI-VO definiert KI-Kompetenz als die Fähigkeiten und Kenntnisse, die es ermöglichen, KI-Systeme sachkundig einzusetzen und sich der Chancen und Risiken bewusst zu sein. Einen Katalog nennt die Verordnung nicht. Vier Bereiche sind für fundierte Entscheidungen entscheidend:

• Technisches Verständnis. Wie ein KI-System zu seinen Ergebnissen kommt – und warum es dabei überzeugend falsch liegen kann.
• Risiko- und Chancenbewusstsein. Wo der Einsatz trägt, wo er nicht trägt, und woran sich das im Arbeitsalltag erkennen lässt.
• Soziales und ethisches Verständnis. Fairness, Transparenz und Verantwortung – insbesondere dort, wo Systeme Menschen bewerten.
• Rechtliches Verständnis. Datenschutz, Urheberrecht und Geschäftsgeheimnisse, die drei Stellen, an denen der Einsatz am schnellsten schiefgeht.

Der Nachweis gehört dokumentiert. Eine Schulung, die stattgefunden hat, aber nicht belegt ist, hilft im Prüfungsfall nicht weiter.

Drei Wege zur Schulung

Wir vermitteln die technischen, rechtlichen und ethischen Aspekte – auf Wunsch zugeschnitten auf Ihr Unternehmen.

• Lernen on demand – jederzeit abrufbar über unsere Lernplattform, im eigenen Tempo, mit Nachweis über den Abschluss.
• Lernen im Webinar – Live-Training mit unseren Fachleuten, zeit- und ortsunabhängig, mit Fragerunde.
• Lernen im Haus – vor Ort bei Ihnen, im persönlichen Austausch und an Ihren eigenen Anwendungsfällen.

Für Führungskräfte gibt es einen eigenen Zuschnitt: Dort geht es weniger um Bedienung als um Auswahl, Freigabe und Haftung.

Förderung Ihrer Beratung

Die Sartoris Consulting GmbH & Co. KG ist ein beim Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle (BAFA) registriertes Beratungsunternehmen. Für unsere Beratungsleistung kommt damit eine staatliche Förderung in Betracht. Ob und in welcher Höhe, klären wir im Erstgespräch mit.

Was darüber hinaus zu tun ist

Die Kompetenzpflicht ist der Einstieg, nicht das Ganze. Wer KI im Unternehmen einsetzt, braucht früher oder später auch eine Übersicht der eingesetzten Systeme und ihrer Einstufung, verbindliche Regeln für die Nutzung sowie eine Klärung, wo Datenschutz und KI-Verordnung ineinandergreifen.

• KI-Risikoanalyse – Bestandsaufnahme und Einstufung nach den Risikoklassen der Verordnung.
• KI-Richtlinien – verbindliche Regeln, was womit bearbeitet werden darf.
• Externer KI-Beauftragter – die Rolle besetzt, ohne eigenes Personal dafür abzustellen.
• KI-Tools datenschutzkonform einsetzen – wo DSGVO und KI-Verordnung zusammentreffen.

Häufige Fragen

Gilt die Schulungspflicht auch für kleine Unternehmen? Ja. Art. 4 KI-VO kennt keine Schwelle nach Beschäftigtenzahl oder Umsatz. Maßgeblich ist allein, ob Sie KI-Systeme anbieten oder betreiben. Der Umfang der Schulung richtet sich allerdings nach dem Einsatzzweck – wer ein Werkzeug nur zur Textkorrektur nutzt, braucht weniger als ein Unternehmen, das Bewerbungen vorsortiert.

Wir nutzen KI nur gelegentlich. Reicht eine kurze Unterweisung? Möglicherweise. Die Verordnung verlangt ein „ausreichendes Maß” und macht es damit vom Kontext abhängig: von der Art der Systeme, vom Vorwissen der Beteiligten und davon, worüber entschieden wird. Entscheidend ist, dass die Einschätzung begründet und dokumentiert ist.

Was passiert, wenn wir nichts tun? Für Verstöße gegen Art. 4 sieht die Verordnung keinen eigenen Bußgeldtatbestand vor. Bedeutsam wird die fehlende Kompetenz mittelbar: Sie führt zu Fehlern im Umgang mit den Systemen, und die sind sanktionsbewehrt – etwa bei unzulässigen Praktiken nach Art. 5 oder bei Verstößen gegen die DSGVO. Zudem fließt die Frage, ob ein Unternehmen seine Organisationspflichten erfüllt hat, in jede Aufsichtsprüfung ein.

Brauchen wir dafür einen KI-Beauftragten? Die Verordnung schreibt keine solche Rolle vor. In der Praxis ist sie dennoch sinnvoll: Jemand muss den Überblick über die eingesetzten Systeme behalten und die Einstufung fortschreiben. Häufig übernimmt das der Datenschutzbeauftragte mit.

Wie weisen wir die Schulung nach? Über Teilnahmenachweise mit Datum, Inhalt und Teilnehmerkreis. Unsere Lernplattform stellt diese automatisch aus. Nachweise gehören zu den Unterlagen, die Sie bei einer Prüfung ohne Vorbereitung vorlegen können sollten.

Gilt die Pflicht auch für öffentliche Stellen? Ja. Die Verordnung unterscheidet an dieser Stelle nicht zwischen privaten und öffentlichen Betreibern. Behörden, Kommunen und Einrichtungen der Daseinsvorsorge unterliegen Art. 4 in gleicher Weise.