KI-Tools auswählen

Der Markt wächst schneller, als sich prüfen lässt, und jede Woche empfiehlt jemand etwas Neues. Wer KI-Tools auswählen muss, braucht deshalb weniger eine Übersicht als eine Reihenfolge von Fragen, die vor der Anschaffung zu beantworten sind.

Erstgespräch vereinbaren

Der häufigste Fehler: das Werkzeug vor dem Bedarf

Die übliche Reihenfolge ist verkehrt herum. Jemand sieht eine Vorführung, das Werkzeug wird angeschafft, und danach beginnt die Suche nach einer Aufgabe, für die es taugt. Findet sich keine, liegt die Lizenz brach – und läuft weiter, weil niemand kündigt.

Umgekehrt wird es brauchbar: Erst steht der Ablauf fest, der besser werden soll, dann wird gesucht, was ihn löst. Und oft stellt sich dabei heraus, dass gar kein neues Werkzeug nötig ist. Ein erheblicher Teil der Aufgaben, für die KI angeschafft wird, lässt sich mit den ohnehin vorhandenen Mitteln oder einem festen Workflow erledigen – schneller, günstiger und ohne zusätzliche Prüfung.

Was Ihr Haus bereits einsetzt, klärt die KI-Risikoanalyse. Sie ist der sinnvolle erste Schritt, denn regelmäßig ist bereits im Einsatz, was gerade beschafft werden soll.

KI-Tools auswählen: die Prüfpunkte vor der Beschaffung

KI-Tools auswählen: die Prüfpunkte vor der Beschaffung
Prüfpunkt	Worum es geht
Anwendungsfall	Welcher konkrete Ablauf soll sich ändern, und woran wird das gemessen?
Datenarten	Werden personenbezogene Daten verarbeitet – und wenn ja, welche? Beschäftigtendaten und besondere Kategorien verschieben die Bewertung erheblich
Verarbeitungsort	Wo läuft die Verarbeitung, und wer hat Zugriff? Bei Verarbeitung außerhalb der EU greifen die Anforderungen des Kapitels V der DSGVO
Auftragsverarbeitung	Bietet der Anbieter einen Vertrag nach Art. 28 DSGVO an, und was steht zu Unterauftragnehmern darin?
Trainingsnutzung	Werden Ihre Eingaben zur Verbesserung der Modelle verwendet? Lässt sich das abschalten, und gilt das für alle Tarife?
Löschung und Aufbewahrung	Wie lange bleiben Eingaben gespeichert, und wie werden sie gelöscht?
Sicherheit	Verschlüsselung, Zugriffsverwaltung, Protokollierung – die üblichen Anforderungen des Art. 32 DSGVO gelten unverändert
Einordnung nach KI-Verordnung	Der geplante Einsatz entscheidet über die Risikoklasse, nicht das Produkt
Betrieb	Wer verwaltet Zugänge, wer schult, wer ist Ansprechpartner bei Störungen?
Kosten über die Laufzeit	Was kostet es je Person und Jahr, und was passiert bei wachsender Nutzung?

Zwei Fragen, an denen sich alles entscheidet

Zwei der genannten Punkte werden regelmäßig übersehen und sind später am teuersten zu korrigieren.

Was geschieht mit den Eingaben? Wenn ein Anbieter das Gelieferte zur Verbesserung seiner Modelle verwendet, ist das eine eigene Verarbeitung mit eigener Rechtsgrundlage – und sie lässt sich nachträglich nicht rückgängig machen. Die Einstellung dafür steckt oft in den Tarifbedingungen und unterscheidet sich zwischen privatem Zugang und Unternehmenslizenz. Genau deshalb ist der private Zugang eines Mitarbeitenden nie eine Übergangslösung.

Wo wird verarbeitet? Die Frage endet nicht beim Hauptanbieter. Wer sitzt in der Unterauftragskette, wo laufen Protokolldaten auf, wer hat für den Support Zugriff? Ein Vertrag, der diese Punkte offenlässt, ist kein Vertrag, mit dem sich arbeiten lässt.

Beide Fragen gehören vor die Unterschrift. Danach sind sie Verhandlungsmasse, die Sie nicht mehr haben.

Beschaffung als Prozess statt als Einzelfall

Werkzeuge werden in Abteilungen angeschafft, nicht in der IT. Ein Verbot ändert daran wenig – es verlagert den Vorgang nur dorthin, wo niemand ihn sieht.

Wirksamer ist ein Weg, der einfacher ist als die Umgehung:

eine Anlaufstelle, an die man sich mit einem Wunsch wenden kann, und eine Antwort in überschaubarer Zeit
eine kurze Liste freigegebener Werkzeuge, die die üblichen Fälle abdeckt, damit die meisten Anfragen gar nicht erst entstehen
ein knapper Prüfbogen für neue Wünsche, der die obigen Punkte abfragt
ein Eintrag ins Inventar nach der Freigabe, geführt im Modul KI-Governance, samt Aufnahme in das Verarbeitungsverzeichnis nach Art. 30 DSGVO

Nebenbei löst das ein zweites Problem. Wo jede Abteilung einzeln beschafft, laufen am Ende vier Abonnements für dieselbe Aufgabe – teurer als eine gemeinsame Lizenz und in der Prüfung viermal so aufwendig.

Der Ausstieg gehört vor den Einstieg

Vor der Unterschrift ist zu klären, wie man wieder herauskommt: Lassen sich Inhalte und Verläufe exportieren, in welchem Format, und was passiert nach der Kündigung mit den gespeicherten Daten?

Das klingt pedantisch und ist es nicht. Der Markt ist jung, Anbieter verschwinden oder ändern ihre Bedingungen, und eine Arbeitsweise, die sich über zwei Jahre eingespielt hat, lässt sich nicht in einer Woche verlagern. Wer den Ausstieg vorab geklärt hat, verhandelt später aus einer anderen Lage.

Welche Pflichten aus dem Einsatz folgen, sobald das Werkzeug läuft, steht unter KI-Compliance.

Kontakt

Ihnen liegt ein Angebot vor und Sie wissen nicht, ob es tragfähig ist? Das lässt sich anhand der Vertragsunterlagen prüfen.