KI-Governance-Software

Die Pflichten der KI-Verordnung – im englischen Sprachgebrauch AI Act – knüpfen nicht daran an, ob ein System bewusst eingeführt wurde, sondern daran, dass es eingesetzt wird. Unsere KI-Governance-Software führt deshalb zuerst ein Verzeichnis – und leitet daraus ab, was zu tun ist.

Warum ein eigenes Register nötig ist

Für den Datenschutz führen Sie bereits ein Verzeichnis nach Art. 30 DSGVO. Das reicht hier nicht aus, und zwar aus einem einfachen Grund: Es ist nach Verarbeitungen geordnet, nicht nach Systemen, und es kennt keine Risikoklassen.

Die KI-Verordnung fragt andere Dinge. Welches System ist im Einsatz, wozu genau, in welcher Rolle stehen Sie dabei, welcher Klasse ist der konkrete Anwendungsfall zuzuordnen und welche Nachweise folgen daraus. Ein Verzeichnis, das diese Fragen nicht beantwortet, hilft im Ernstfall nicht weiter.

Hinzu kommt die Erfahrung aus jeder Bestandsaufnahme: Der schwierige Teil ist nicht die Einordnung, sondern herauszufinden, was überhaupt läuft. Wie diese Erhebung abläuft, steht unter KI-Risikoanalyse – die Software ist der Ort, an dem das Ergebnis anschließend gepflegt wird.

Was die KI-Governance-Software führt

Was die KI-Governance-Software führt
Bereich	Was darin entsteht
Verzeichnis	alle eingesetzten KI-Systeme mit Zweck, Verantwortlichem, Fachbereich und beteiligten Anbietern
Einordnung	geführte Zuordnung des Anwendungsfalls zu einer Risikoklasse, mit dokumentierter Begründung
Bewertung	Grundrechte-Folgenabschätzung nach Art. 27 KI-VO, wo sie verlangt ist; Verknüpfung zur Datenschutz-Folgenabschätzung, wo personenbezogene Daten betroffen sind
Dokumentation	Beschreibung der eingesetzten Verfahren, Datenquellen und Grenzen der Anwendung
Transparenz	Nachweise darüber, wie Betroffene und Nutzende über den KI-Einsatz informiert werden
Betrieb	Wiedervorlagen für die Überprüfung, Protokoll der Änderungen an Systemen und Einordnungen
Anbieter	Verwaltung der eingesetzten Anbieter mit Vertragslage und Verarbeitungsort
Menschen	Schulungsstand nach Art. 4 KI-VO über das Lernmanagementsystem, gespeist aus dem Grundkurs KI-Kompetenz
Auswertung	Dashboard über offene Punkte und Fristen, PDF-Exporte für die Vorlage

Die Bausteine funktionieren einzeln und lassen sich kombinieren. Aktiviert wird im laufenden Betrieb, ohne Entwicklungsaufwand. Alle Funktionen ansehen

Die Rollenfrage entscheidet über den Umfang

Wie viel Sie dokumentieren müssen, hängt weniger vom System ab als von Ihrer Rolle. Wer ein fremdes Werkzeug einsetzt, steht anders da als jemand, der ein System selbst entwickelt, wesentlich verändert oder unter eigenem Namen anbietet – im zweiten Fall greift ein deutlich größerer Pflichtenkreis.

Für die meisten mittelständischen Unternehmen bleibt es beim Einsatz fremder Systeme, und der Aufwand ist überschaubar. Die Ausnahmen entstehen dort, wo Anwendungen über Menschen entscheiden: bei der Vorauswahl von Bewerbungen, der Bewertung von Kunden, der Auswertung von Beschäftigtendaten. Die Software führt Sie durch diese Unterscheidung; welche Pflichten im Einzelnen folgen, steht unter KI-Verordnung.

Wer die Einordnung nicht selbst vornehmen will, überträgt die Rolle an einen KI-Beauftragten, der in derselben Umgebung arbeitet.

Verhältnis zum Compliance Navigator

Die KI-Governance ist die auf künstliche Intelligenz beschränkte Zusammenstellung des Compliance Navigators. Der volle Umfang enthält zusätzlich das Datenschutzmanagementsystem, die ISMS-Software, den Hinweisgeberschutz und die Web-Compliance.

Die Kombination mit dem Datenschutz ist dabei kein Zusatzverkauf, sondern der Normalfall: Sobald ein KI-System personenbezogene Daten verarbeitet, brauchen Sie beide Nachweisstränge – und sie beziehen sich auf dieselben Systeme. Getrennt geführt bedeutet das zwei Verzeichnisse mit unterschiedlichem Stand.

Der Wechsel auf den vollen Umfang erfolgt ohne Migration: dieselbe Plattform, dieselben Daten, kein Projekt dazwischen.

Lizenzierung und Abrechnung

Abgerechnet wird nach aktivierten Modulen, nicht nach der Zahl Ihrer Mitarbeitenden.

Lizenzierung und Abrechnung
Umfang	Preis
Ein Modul	ab 39 € monatlich
Zwei Module	58 € monatlich
Drei Module	97 € monatlich

Module lassen sich monatlich zu- und abschalten. Weitere Angaben unter Preise.

Häufige Fragen

Brauchen wir das schon? Die Pflichten hängen am Einsatz, nicht am Einführungsbeschluss. Wenn in Ihrem Haus KI-Werkzeuge benutzt werden – auch nur in einzelnen Abteilungen –, gibt es etwas zu dokumentieren.

Was ist der Unterschied zwischen Anbieter und Betreiber? Vereinfacht: Wer ein System entwickelt oder unter eigenem Namen bereitstellt, ist Anbieter; wer es im eigenen Betrieb einsetzt, ist Betreiber. Die Pflichten unterscheiden sich erheblich, und wesentliche Änderungen an einem fremden System können die Rolle verschieben.

Lässt sich das mit dem Datenschutz verbinden? Ja, und es ist der übliche Weg. Beide Bereiche laufen auf derselben Plattform und greifen auf dieselben Systemeinträge zu.

Wie schnell ist die Software einsatzbereit? Innerhalb weniger Arbeitstage. Länger dauert erfahrungsgemäß die Bestandsaufnahme, nicht die Einrichtung.

Kontakt

Sie wissen nicht, welche KI-Werkzeuge in Ihrem Haus laufen? Dann fangen wir dort an – die Software kommt danach.