Datenschutzinformationen

Die Informationspflichten nach Art. 13 DSGVO verlangen dieselben Angaben, die ohnehin im Verarbeitungsverzeichnis stehen: Verantwortlicher, Zwecke, Rechtsgrundlagen, Empfänger, Speicherdauer, Rechte der betroffenen Person. Trotzdem werden Datenschutzinformationen in den meisten Unternehmen getrennt geschrieben – und veralten deshalb getrennt.

Wo überall informiert werden muss

Nicht nur auf der Website. Die Pflicht greift bei jeder Erhebung, und zwar zum Zeitpunkt der Erhebung:

im Bewerbungsverfahren, gegenüber Bewerberinnen und Bewerbern
gegenüber Beschäftigten bei Eintritt und bei neuen Verarbeitungen
im Kundenformular, im Angebot, im Vertrag
bei Besuchern, an der Anmeldung und bei Videoüberwachung
gegenüber Lieferanten und deren Ansprechpartnern

Hinzu kommt Art. 14 für Daten, die nicht bei der betroffenen Person erhoben wurden – der Fall, der am häufigsten vergessen wird: Angaben über Mitreisende, Ansprechpartner beim Kunden, Empfehlungen Dritter.

Für jede dieser Stellen braucht es einen eigenen Text. Sie unterscheiden sich in Zweck, Grundlage und Speicherdauer – ein einziger Text für alles ist entweder falsch oder so allgemein, dass er nichts sagt.

Was die Erzeugung aus dem Verzeichnis leistet

Der Verzeichniseintrag enthält die Angaben bereits. Werden daraus die Hinweistexte gebildet, entsteht dreierlei:

Die Texte sind vollständig. Was im Verzeichnis steht, taucht auch im Hinweis auf – einschließlich der Empfänger und der Drittlandübermittlungen, die in handgeschriebenen Fassungen regelmäßig fehlen.

Sie bleiben aktuell. Ändert sich eine Speicherdauer oder kommt ein Dienstleister hinzu, ändert sich der Text mit. Das ist der eigentliche Gewinn, denn ein Hinweis, der einen überholten Zustand beschreibt, ist schlechter als keiner: Er belegt, dass falsch informiert wurde.

Der Bezug ist nachweisbar. Zu jeder Verarbeitung lässt sich zeigen, mit welchem Text informiert wurde und seit wann.

Verständlich bleibt Handarbeit

Art. 12 verlangt präzise, transparente und leicht zugängliche Information in klarer und einfacher Sprache. Ein aus Feldern zusammengesetzter Text erfüllt die Vollständigkeit, nicht automatisch die Verständlichkeit.

Deshalb ist die erzeugte Fassung ein Entwurf, der redigiert wird – besonders dort, wo sich der Hinweis an Personen richtet, die keine Vorbildung haben. Für die Datenschutzerklärung der Website siehe Datenschutzerklärung nach Art. 12–14; wo mehrere Sprachfassungen im Spiel sind, siehe Datenschutzerklärung übersetzen.

Grenzen

Erzeugt wird der Inhalt, nicht die Einbindung. Wo der Text erscheint – im Bewerbungsportal, unter dem Formular, im Vertragsanhang –, richtet Ihre IT oder Ihre Agentur ein.

Die Website ist ein Sonderfall. Dort kommen die tatsächlich eingebundenen Dienste hinzu, die kein Verzeichnis kennt, sondern nur eine Messung – siehe Website-Analyse.