Mediathek Hinweisgeberschutz

In Einführungsgesprächen kommen immer dieselben neun Fragen. Diese Mediathek zum Hinweisgeberschutz beantwortet sie der Reihe nach – kurz genug, um sie in einer Sitzung durchzugehen, und mit dem Verweis dorthin, wo es ausführlicher steht.

Welche Verstöße sind meldefähig?

Nicht jede Unzufriedenheit ist ein Hinweis im Sinne des Gesetzes. Erfasst sind Verstöße gegen Strafvorschriften, bestimmte bußgeldbewehrte Vorschriften, soweit sie dem Schutz von Leben, Leib, Gesundheit oder den Rechten Beschäftigter dienen, und Verstöße gegen einen Katalog europäischer Rechtsakte – darunter Datenschutz, Produktsicherheit, Umweltschutz, Vergabe und Finanzdienstleistungen.

Nicht erfasst sind persönliche Konflikte, Führungsstil oder Meinungsverschiedenheiten über Entscheidungen. Praktisch heißt das: Die Meldestelle muss zuerst einordnen, ob ein Vorgang überhaupt in den Anwendungsbereich fällt – und diese Prüfung dokumentieren.

Was gehört nicht in den Meldekanal?

Der Kanal ist kein Kummerkasten und kein Ersatz für die Beschwerdestelle nach dem AGG. Wird er dafür genutzt, ist der Hinweis trotzdem zu behandeln: entgegennehmen, einordnen, an die zuständige Stelle verweisen und der meldenden Person antworten. Ignorieren ist keine Option, weil auch die Rückmeldefrist läuft.

Wer ist Hinweisgeber?

Jede natürliche Person, die aus ihrem beruflichen Umfeld heraus von einem Verstoß Kenntnis erlangt hat. Der Kreis ist weiter, als die meisten annehmen: Neben Beschäftigten zählen Leiharbeitnehmer, Auszubildende, Praktikanten, Selbständige, Anteilseigner, Mitglieder von Leitungs- und Aufsichtsorganen sowie Beschäftigte von Lieferanten und Dienstleistern dazu.

Auch Bewerber und ehemalige Beschäftigte sind erfasst. Wer den Zugang zum Meldekanal auf die aktive Belegschaft beschränkt, setzt den Schutz zu eng.

Wer ist Beschäftigungsgeber?

Der Begriff bestimmt, wen die Pflicht trifft. Maßgeblich ist die Zahl der Beschäftigten in der jeweiligen Organisationseinheit – nicht der Umsatz und nicht die Rechtsform. Erfasst sind Unternehmen ebenso wie Behörden, Kommunen, Vereine und Stiftungen.

Bei Unternehmensgruppen ist die Frage, ob jede Gesellschaft eine eigene Meldestelle braucht oder ob eine gemeinsame Stelle genügt, nicht mit einem Satz zu beantworten. Sie hängt an der Größe der einzelnen Gesellschaften und an der Ausgestaltung der gemeinsamen Stelle.

Was ist eine interne Meldestelle – und was ein Meldekanal?

Die Begriffe werden regelmäßig verwechselt. Der Meldekanal ist der technische Weg: Formular, Telefon, persönliches Gespräch. Die Meldestelle ist die Funktion dahinter – die Person oder Einheit, die entgegennimmt, prüft, Fristen wahrt und Folgemaßnahmen einleitet.

Ein Unternehmen, das ein Portal einrichtet und niemanden benennt, hat einen Kanal, aber keine Meldestelle. Genau das ist der häufigste Umsetzungsfehler. Die Einzelheiten stehen unter Hinweisgeberschutz-Wissen.

Wie läuft die Umsetzung ab?

In drei Phasen. Erstens die Entscheidung: Wer besetzt die Stelle, wird sie intern gehalten oder vergeben, welche Kanäle werden angeboten. Zweitens die Einrichtung: System konfigurieren, Verfahren festlegen, Fristen hinterlegen, Datenschutz dokumentieren. Drittens der Betrieb: Bekanntmachung in der Belegschaft, Bearbeitung, jährliche Überprüfung.

Der zweite Schritt ist der, den Unternehmen unterschätzen – nicht wegen der Technik, sondern weil dort die Verfahrensfragen entschieden werden müssen, die im Ernstfall zählen.

Wie funktioniert die Meldestellensoftware?

Sie nimmt Meldungen verschlüsselt entgegen, führt den Fall mit Fristen und Wiedervorlagen, erlaubt den anonymen Rückkanal und protokolliert jeden Schritt für den Nachweis. Mehrere Bearbeiter, mehrere Gesellschaften und mehrere Sprachen sind abbildbar.

Einzelheiten unter Whistleblower-Software – ab 39 € im Monat – und unter Hinweisgeberportal; den Preis für Ihre Konstellation berechnet der Konfigurator.

Wozu die Fachkundeschulung?

Das Gesetz verlangt, dass die mit der Meldestelle betrauten Personen über die notwendige Fachkunde verfügen. Ein Nachweis muss vorliegen – nicht erst, wenn geprüft wird.

Der Kurs vermittelt die rechtlichen Grundlagen, die Einrichtung und den Regelbetrieb und schließt mit einer Bescheinigung ab: Fachkunde nach § 15 HinSchG, 175 € je Mitarbeitendem.

Warum ein externer Meldestellenbeauftragter?

Drei Gründe, die in dieser Reihenfolge genannt werden. Unabhängigkeit: Eine externe Stelle steht außerhalb der Hierarchie – das erhöht die Bereitschaft, sie überhaupt zu nutzen. Fachkunde: Sie ist vorhanden und wird gehalten, ohne dass jemand im Haus dafür freigestellt wird. Verfügbarkeit: Fristen laufen auch im Urlaub.

Leistungsumfang unter externer Meldestellenbeauftragter, Preise ab 127 € im Monat unter Preise und Pakete.

Kontakt

Sie haben eine Frage, die hier nicht steht? Das Erstgespräch ist kostenlos und unverbindlich.