Wissen zum Datenschutzbeauftragten
Die Rolle des Datenschutzbeauftragten wird häufig unterschätzt – in beide Richtungen. Manche Unternehmen benennen niemanden, obwohl sie müssten. Andere benennen jemanden, der die Aufgabe gar nicht ausüben darf. Dieses Wissen zum Datenschutzbeauftragten ordnet die Fragen, die vor und nach der Bestellung auftreten.
Die Vorschriften: drei Artikel genügen
Der rechtliche Rahmen der Rolle steht in drei aufeinander folgenden Artikeln der Verordnung. Wer sie gelesen hat, kennt die Grundlagen.
| Artikel | Regelt |
|---|---|
| Art. 37 DSGVO | wann benannt werden muss und welche Qualifikation verlangt wird |
| Art. 38 DSGVO | die Stellung im Unternehmen: Weisungsfreiheit, Ressourcen, Benachteiligungsverbot |
| Art. 39 DSGVO | den Aufgabenkatalog – Unterrichtung, Beratung, Überwachung, Zusammenarbeit mit der Aufsicht |
Bemerkenswert an Art. 39 ist, was dort nicht steht: Der Datenschutzbeauftragte setzt den Datenschutz nicht um. Er überwacht, ob umgesetzt wird. Verantwortlich bleibt die Leitung. Wer diese Trennung übersieht, schafft genau den Interessenkonflikt, den die Verordnung verhindern will.
Vor der Bestellung: acht Prüfschritte
Ob überhaupt eine Pflicht besteht, hängt nicht allein an der Beschäftigtenzahl. Auch die Art der Verarbeitung kann die Benennung auslösen – unabhängig von der Größe des Unternehmens.
Die Checkliste zur Bestellung führt in acht Schritten von der Feststellung der Benennungspflicht über die Auswahl bis zur Meldung an die Aufsichtsbehörde und zum Regelbetrieb.
Zwei Punkte werden dabei am häufigsten übersehen: Die Bestellung ist der Aufsichtsbehörde zu melden, und die Kontaktdaten sind zu veröffentlichen. Beides ist schnell erledigt und fällt bei einer Prüfung sofort auf, wenn es fehlt.
Intern oder extern?
Es gibt keine allgemein richtige Antwort, aber es gibt eine sauber begründbare. Drei Größen entscheiden:
Der Interessenkonflikt. Wer über Zwecke und Mittel der Verarbeitung mitentscheidet, darf sich nicht selbst überwachen. Das schließt Geschäftsführung, IT-Leitung, Personalleitung und Marketingleitung praktisch aus. In kleineren Unternehmen bleibt danach oft niemand übrig.
Die Fachkunde. Sie ist keine einmalige Prüfung, sondern ein Zustand, der gehalten werden muss. Rechtsprechung, Aufsichtspraxis und Technik ändern sich laufend.
Die Vertretung. Urlaub, Krankheit, Kündigung – die Rolle darf nicht monatelang unbesetzt sein.
Wer die Rolle intern besetzen will, findet Unterstützung im Coaching für interne Datenschutzbeauftragte. Wer sie extern vergibt, findet die Leistungen und Preise unter Kosten – ab 137 € im Monat. Für eine zeitweise Lücke gibt es den Interim-Datenschutzbeauftragten.
Wie die Betreuung tatsächlich abläuft
Die Vorstellung, ein Datenschutzbeauftragter müsse im Haus sitzen, hält sich hartnäckig. In der Praxis besteht die Arbeit aus Prüfung von Unterlagen, Rückfragen, Schulung und Dokumentation – alles Tätigkeiten, die ortsunabhängig funktionieren. Was das konkret bedeutet, steht unter Remote-DSB.
Wo Vor-Ort-Termine sinnvoll sind, etwa bei Begehungen oder Schulungen, spielt die Entfernung sehr wohl eine Rolle. Die Standortübersicht zeigt, von wo aus betreut wird.
Was der Datenschutzbeauftragte nicht ersetzt
Er ist eine Kontrollinstanz, kein Erfüllungsgehilfe. Die Dokumente – Verarbeitungsverzeichnis, Löschkonzept, technische und organisatorische Maßnahmen – müssen im Unternehmen entstehen. Der Beauftragte begleitet, prüft und weist auf Lücken hin.
Damit das nicht an einzelnen Personen hängt, empfiehlt sich ein Datenschutzmanagementsystem, in dem Fristen, Nachweise und Zuständigkeiten geführt werden.
Beiträge zum Datenschutzbeauftragten
- Checkliste zur Bestellung – acht Schritte von der Benennungspflicht bis zum Regelbetrieb
- Datenschutzbeauftragten wechseln – Übergabe, Meldung und die Lücke, die keine sein darf
- Kündigung des Datenschutzbeauftragten – warum die Abberufung erschwert ist
- Aufgaben des Datenschutzbeauftragten – was Art. 39 verlangt und was ausdrücklich nicht dazugehört
- Intern oder extern – was die interne Besetzung wirklich kostet und wann sie besser ist
- Datenschutz-Aufsichtsbehörde – wer zuständig ist und wann Sie mit ihr zu tun bekommen
- Datenschutzkoordinator – die interne Rolle und der jährliche Tätigkeitsbericht
- Wegfall der Bestellpflicht – was bleibt, wenn die Schwelle unterschritten ist
- EU-Vertreter nach Art. 27 DSGVO – für Anbieter ohne Niederlassung in der Union
- Datenschutzbeauftragter nach dem KDG – kirchliche Einrichtungen und ihre eigene Aufsicht
Wissen in den anderen Bereichen
Kontakt
Sie sind unsicher, ob Sie benennen müssen? Diese Frage lässt sich meist in einem Gespräch klären – kostenlos und unverbindlich.
- Telefon: +49 6188 99 04 36
- E-Mail: office@dsb-datenschutz.de
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