Software-Wissen

Compliance beginnt in fast jedem Unternehmen in einer Tabelle. Das funktioniert erstaunlich lange – bis zu dem Punkt, an dem niemand mehr sagen kann, welche Fassung die gültige ist und ob eine Frist bereits abgelaufen ist. Dieses Software-Wissen beschreibt, was ein System dann anders macht und wann der Wechsel sich lohnt.

Woran Tabellenlösungen scheitern

Nicht am Umfang. Ein Verarbeitungsverzeichnis lässt sich auch mit hundert Einträgen in einer Tabelle führen. Es scheitert an vier anderen Dingen:

Es gibt keine Historie. Bei einer Prüfung ist nicht nur der heutige Stand interessant, sondern auch, seit wann er gilt und wer ihn geändert hat.

Nichts hängt zusammen. Ein Dienstleister taucht im Verzeichnis auf, sein Vertrag liegt im Laufwerk, die Risikobewertung in einem dritten Dokument. Ändert sich eines, ändern sich die anderen nicht mit.

Fristen erinnern niemanden. Löschfristen, Vertragsverlängerungen, Wiederholungsschulungen – sie stehen in der Tabelle und melden sich nicht.

Nachweise entstehen nachträglich. Vor dem Audit wird zusammengesucht, was ohnehin hätte laufend entstehen sollen.

Ein System löst diese vier Punkte, indem es die Objekte verknüpft und die Änderungen mitschreibt. Der Überblick über die Bausteine steht unter Compliance Navigator und im Einzelnen unter alle Funktionen.

Die Module und wofür sie gedacht sind

Die Software ist modular. Sie beginnen mit dem Bereich, der drückt, und ergänzen später.

Die Funktionen, die den Unterschied machen

Nicht jede Funktion ist gleich wichtig. Diese fünf entscheiden im Alltag darüber, ob ein System entlastet oder nur eine weitere Oberfläche ist:

• Dokumentenverwaltung – Nachweise zentral und versioniert, statt in gewachsenen Ordnerstrukturen.
• Dashboard – der Blick auf offene Aufgaben und laufende Fristen, bevor sie zum Problem werden.
• PDF-Export – Nachweise auf Knopfdruck in vorlagefertiger Form; für Audits die praktischste Funktion überhaupt.
• Datenflussdiagramm – entsteht automatisch aus den erfassten Verarbeitungen und zeigt Wege, die in der Tabelle unsichtbar bleiben.
• Normenkataloge – die Anforderungen des jeweiligen Standards als Struktur, nicht als PDF daneben.

Wer Prozesse prüfbar darstellen muss, findet das unter BPMN-Prozessmodellierung; wer Verträge digital schließen will, unter AVV digital abschließen. Für die Anbindung an vorhandene Systeme gibt es die REST-Schnittstelle.

Schulungen: der Teil, der am häufigsten reißt

Schulungspflichten bestehen in fast jedem Regelwerk – und sie werden fast überall auf Zuruf erledigt. Das Problem ist selten die Schulung selbst, sondern der Nachweis, dass sie stattgefunden hat.

Das Lernmanagementsystem führt Zuweisung, Erinnerung und Bescheinigung an einer Stelle. Die Kurse reichen von der Datenschutz-Grundschulung über Security Awareness und Phishing bis zur KI-Kompetenz nach Art. 4 und zur Fachkunde nach § 15 HinSchG.

Die Preise stehen unter E-Learning Kosten – 7,50 € je Mitarbeitendem und Kurs. Ansehen lässt sich das Ganze vorher: Demo.

Was es kostet

Der Einstieg liegt bei 39 € im Monat je Modul; die vollständige Aufstellung steht unter Compliance-Software Kosten. Für die Meldestelle gibt es einen eigenen Konfigurator.

Bevor Sie sich entscheiden, ist ein Blick in die laufende Anwendung sinnvoller als jede Beschreibung: Software-Demo vereinbaren.

Beiträge zur Software

• Pflichtschulungen im Mittelstand – welche Schulungen tatsächlich vorgeschrieben sind und wie der Nachweis gelingt

Wissen in den anderen Bereichen

• Datenschutz
• Externer Datenschutzbeauftragter
• Hinweisgeberschutz
• Informationssicherheit
• KI-Compliance
• Web-Compliance

Kontakt

Sie wollen wissen, ob sich der Umstieg für Ihre Größe rechnet? Das lässt sich anhand Ihrer heutigen Dokumentation in einem Gespräch abschätzen.

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